Baustein 2: Griffbereite Unterlagen schaffen

Aufräumen oder griffbereit zuordnen?

Griffbereite Unterlagen und ein freier Kopf
wirken auf Ihren Erfolg!

Erleben Sie das auch so? Sie wollen wirksam und zügig Anpacken. Das erfordert griffbereite Unterlagen, am besten auf dem Tisch. Papier wegzuräumen verursacht aber auch ein ungutes Gefühl. Eigentlich soll das ja schon morgen erledigt werden .... Haben Sie vielleicht sogar manchmal das Gefühl, Sie könnten etwas vergessen, wenn es nicht auf dem Tisch liegt oder am Bildschirm klebt?

Andererseits wollen Sie auch einen klaren Kopf. Das wiederum erfordert einen freien Schreibtisch. Ablenkung ist für den Arbeitserfolg eine Katastrophe. Bei Aufgaben, an denen Ihre rechte Gehirnhälfte arbeitet, kostet Schriftgut in Ihrem Blickfeld manchmal die Hälfte (!) Ihrer Arbeitskraft. Das Papier muss weg. Und es muss doch gleichzeitig griffbereit sein.

An diesem Problem scheitern Millionen von Menschen. Und doch ist die Lösung eine der einfachsten Arbeitsmethoden, die es überhaupt gibt. "Zuordnen statt aufräumen" ist der Zauberspruch, der durch eine winzige Änderung einen phänomenalen Erfolg einbringt. Aufräumen dagegen ist wirkungslos. Das verlagert das Problem ja doch nur in die Schubladen, hinter die Schranktüren und in den eigenen Kopf.

Die meisten Menschen, die am Schreibtisch arbeiten, haben das Problem der Langfristablage gut gelöst (z.B. mit ELO). Wer viele Knowhow-Dokumente braucht, nutzt vielleicht OneNote. Aber die lebenden Dokumente? Das, was zu aktuellen Aufgaben gehört?

Was tun mit lebenden Dokumenten?

Lebende Dokumente verwaltet man nach einem Prinzip, das man als "Chaotische Ablage" bezeichnet. Das ist ein Begriff aus der Warenwirtschaft. Gemeint ist: Kein Produkt hat einen festen Stellplatz. Den nächsten Karton stellt man einfach an den nächsten freien Platz. Und diesen Platz merkt man sich natürlich. So ist der Platz optimal genutzt und trotzdem alles sofort im Zugriff.

Dieses Prinzip kann man nun eben auch auf Lebende Dokumente äußerst wirksam anwenden. Besonders clever ausgeführt ist es in der 1-Griff-Ablage von . Mit dieser pfiffigen 1-Griff-Ablage schaffen Sie eine wirklich wirksame Ordnung. Sie gewinnen einen freien Schreibtisch. Das funktioniert nicht nur in der Wunderwelt bunter Prospekte, sondern auch bei Ihnen. Und das Erstaunliche: Diese Ordnung hält. Ihre Dokumente bleiben griffbereit. Der Schreibtisch bleibt leer. Für immer.

Ein Praxisbeispiel:

Das Bild rechts zeigt ein Echtbeispiel, den Schreibtisch eines EDV-Leiters in einem Industriebetrieb, bevor er begann, die 1-Griff-Ablage zu benutzen.

Das Beispiel zeigt, wie man völlig mühelos umstellen kann, auch wenn man unter hohem Druck steht: Viele Anwender stellen mit einer einzigen, großen Umstellungsaktion ihre ganze Arbeitsweise an ein, zwei Tagen vollständig auf um. Der Anwender in dem gezeigten Beispiel fand aber nicht die Zeit für eine solche Aktion, sondern wählte die völlig mühelose, langsamere Variante:

Nur neue Aufgaben und Projekte stellte er in die 1-Griff-Ablage von
ein. Bei den alten Aufgaben wartete er einfach geduldig ab, bis sie abgearbeitet waren.

Die Folge war, dass mehrere Wochen verstrichen, in denen Stück für Stück die Körbe und Papierbündel vom Schreibtisch abnahmen und schließlich ganz verschwanden. Sozusagen wie von Zauberhand. "Aufräumaktionen" konnte er sich weitgehend ersparen. Das Beispiel zeigt, dass auch diese Vorgehensweise problemlos funktioniert.

Das zweite Bild rechts zeigt den selben Schreibtisch ein paar Monate später. Die Umstellung war zu diesem Zeitpunkt bereits komplett abgeschlossen. Das Beispiel ist nicht geschönt und exakt so fotographiert, wie der Schreibtisch bei meinem Besuch angetroffen wurde.

Wie funktioniert das?

Die 1-Griff-Ablage ist einfach: Papierdokumente werden zum Teil elektronisch verwaltet, zum Teil aber auch einfach in Hängemappen und einem Pultordner untergebracht, je nachdem, was gerade praktischer ist.

Sie notieren einfach zu jeder Aufgabe in den Ort, an dem das Dokument liegt. (Einträge in der "Doku"-Spalte verweisen ganz einfach auf ein bestimmtes Fach in einem Pultordner oder auf eine bestimmte Hängemappe etc.)

Man lagert also Dokumente nicht "wo sie hingehören", sondern "wo gerade Platz ist". Nur wirklich Erledigtes legt man nach dem bronzezeitlichen Prinzip des Aktenplans ab.

Ideal ist natürlich die elektronische Ablage

Die Abbildung unten zeigt, dass zu der Aufgabe "Robert anrufen" ein Kontakteintrag und eine Datei gehören. Jedes davon ist mit nur einem einzigen Mausklick zu öffnen, sobald die Aufgabe angepackt und die Information benötigt wird.

Die Verknüpfung kann natürlich beliebig viele Dateien pro Aufgabe enthalten. Und natürlich auch nicht nur bestehende Dateien aus dem Schriftverkehr. Mit zwei Mausklicks (und ohne Verschlagwortungsaufwand!) lassen sich zu einem Eintrag Dokumente einscannen und hinzufügen.

Eine ideale Ergänzung:

Das funktioniert mit jedem Scanner. Aber warum jedes Mal dreißig Sekunden warten, bis Ihr Scanner endlich seine Lampe aufgewärmt hat? Benutzen Sie lieber eine Dokumentenkamera.

Die Sceye-Kamera zeigt auf dem Schreibtisch einen Lichtrahmen (auf dem Foto rechts trotz Blitzlichtaufnahme gut erkennbar). In diesen Rahmen legen Sie Ihr Dokument, lösen aus und fertig. Während des ganzen Vorgangs ist das Dokument auf dem Bildschirm sichtbar. Sie können auch problemlos einen Bildausschnitt wählen, wenn nur ein Teil des Dokuments wirklich gebraucht wird etc.

Dann werfen Sie das Papier einfach weg.

Mit dem Mobile NoteTaker kann man handschriftliche Skizzen und Notizen mit zwei Mausklicks in die 1-Griff-Ablage befördern. Oder ein Screenshot: Einfach aufnehmen, zu wechseln und mit einem einzigen Klick in der 1-Griff-Ablage. Ohne Pfad suchen, ohne Dateinamen festlegen, einfach fertig. Emails aus Outlook können Sie mit einem einzigen Klick zu einer Aufgabe in machen, in deren 1-Griff-Ablage diese Mail wiederum eingefügt ist. Und das geht auch mit Lotus Notes. Auch Dokumente aus OneNote oder aus ELO sind buchstäblich mit zwei Klicks eingeordnet. Und wenn die Aufgabe dann irgendwann angepackt wird: Mit einem einzigen Klick ist Ihr Dokument auf dem Bildschirm. Das ist "griffbereit".

Natürlich erfordert das Umdenken und Umgewöhnen. Aber dann wirkt es wie eine Befreiung. Das Papier ist weg. Und mit einem einzigen Klick holen Sie das Dokument wieder auf den Bildschirm, sobald Sie die zugehörige Aufgabe ausführen wollen.

Tipp: Wenn Sie Lautsprecher an Ihrem PC haben, können Sie sich auch durch einige bebilderte Kurzvorträge über Erfolgsmethoden und den Einsatz von informieren.