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Mehrere Projekte im Überblick

Multiprojektmanagement

In bestimmten Situationen, z.B. bei manchen Handwerksbetrieben, ist es sinnvoll, eine Vielzahl von Projektdateien anzulegen, zumal auch verschiedene Personen an diesen Projekten beteiligt sind und diese Dateien einsehen oder bearbeiten sollen.

Damit man trotzdem eine Übersicht über diese Projektdateien bewahren kann, ist mZ in der Lage, diese Dateien automatisch zu finden, zu durchsuchen und die wichtigsten Informationen zusammenzutragen.

Video: So nutzt man die Multi-Projekt-Ansicht
  

Wenn Sie regelmäßig gleichartige Projekte durchführen, können Sie hierfür eine Vorlagedatei erstellen. Alle Einstellungen dieser Datei werden dann für das jeweilige neue Projekt übernommen: Siehe Templates.
 

Einstellungen

Um die Multiprojektansicht zu aktivieren, wechselt man in der Ansichtenleiste auf Projekte und dann auf Multi.

Die Multiprojektüberwachung setzt voraus, dass in einem Projekteverzeichnis oder dessen Unterverzeichnissen sich mZ-Dateien befinden (Dateiendung .xml) Dieses Projekteverzeichnis gibt man wie bei (1) in Optionen / Einstellungen / Multiprojekt-Überwachung an.

Für Einzeldateien oder für den Sonderfall, dass Dateien chiffriert vorliegen, kann man die Einzeleinträge bei (2) vornehmen.

Im Bereich (3) können Sie festlegen, welche Einträge importiert werden sollen (aktive Einträge / alle Einträge / alle delegierten Einträge / alle an mich delegierten Einträge) bzw. dass die importierten Einträge deaktiviert werden (= ihre Eigenschaft "Aktiv" bzw. "Top 3" innerhalb der Zieldatei verlieren (Die Originaldatei ist davon nicht betroffen!) ). Die letzte Option ("Import ohne Aktiv / Top 3 Eigenschaft") verhindert, dass bei einer großen Zahl von beobachteten Projekten die eigene Heute-Ansicht überfüllt wird


 

Übersicht aufrufen

Die Ansicht steht automatisch bei einem neuen Zielefeld "Multiprojekt". Mit dem Button bei (5) wird die Ansicht aktualisiert. Dazu wird das gesamte Zielefeld "Multiprojekt" gelöscht und neu aufgebaut. Die Bezeichnungen der einzelnen Projekte (1) werden aus den Dateinamen und dem Inhalt der jeweils ersten Zeile zusammengebaut. Es werden alle vorgefundenen Top-Aufgaben (3) und der jeweils (nicht durchgestrichene) älteste Termin (4) kopiert. (Weitere Einstellungen: siehe Screenshot oben (3) )  Außerdem werden automatisch Sprungziele (wie Checklisten) eingebaut (2), so dass man mit Alt + Mausklick direkt in das jeweilige Projekt gelangen kann.

 

 

Die jeweilige erste Zeile, die dann wie bei (1) die Projektbezeichnung liefert, wird vollständig übernommen. Es kann daher sinnvoll sein, Felder wie Budget oder Aufgabenwert in allen Einzeldateien auszufüllen, um diese dann in der Multiprojektansicht zum Anzeigen und Sortieren verwenden zu können.
 

Mit den Einträgen aus den Projektdateien arbeiten:

Es ist möglich, die Einträge aus dem Bereich Multiprojekt in andere Bereiche (Rollen / Zielefelder) zu verschieben und dort wie eigene Einträge weiter zu verwenden. Wichtig ist, folgendes zu beachten: Da das gesamte Zielefeld "Multiprojekt" bei jeder Aktualisierung komplett gelöscht und neu aufgebaut wird, ist es nicht sinnvoll innerhalb der Rolle "Multiprojekt" Änderungen vorzunehmen.

Wechseln Sie stattdessen in die Originaldatei, um dort Änderungen vorzunehmen (Alt + Klick auf Bäumchen-Icon (2)).

Für fortgeschrittene Anwender: Auch das Einchecken von Projektdateien ist möglich.

 

Spezialfall: Alle Projekte in einer einzigen Datei

Hier noch eine andere Situation, für die man diesen Mechanismus für Multiprojektmanagement natürlich auch einsetzen kann: In einem Team arbeiten Anne, Bernd und Carlo zusammen. Sie teilen sich eine meineZIELE-Datei "Projektliste.xml" mit 400 Einzelprojekten von jeweils nur ein, zwei Zeilen. Lauter einzelne Dateien würden da keinen Sinn machen. Jeder der Drei möchte nun ständig diese Liste im Überblick haben und natürlich auch ab und zu etwas darin ändern.

Anne, Bernd und Carlo haben jeweils auch eine persönliche Zieledatei "Ziele-Anna.xml" usw., in der sie normalerweise arbeiten. In der Optionen ist dort jeweils unter Projekt / Multiprojekt-Ansicht der Pfad angegeben, auf dem "Projektliste.xml"  liegt. Außerdem ist jeweils "Alle Einträge abholen" ausgewählt.

Multiprojekt Optionen

Jeder der drei kann nun am Ende der eigenen Zieledatei den kompletten Inhalt der Projekteliste sehen und beliebig oft aktualisieren.

Wie werden Änderungen gemacht?

Anne will eine Zeile der Projekteliste ändern. Sie klickt zunächst auf den Aktualisieren-Button. Jetzt kann sie sehen, ob die Datei gerade von Bernd oder Carlo belegt ist. Sie würde das an einem Verbotsschild erkennen, das als Icon hinter dem Dateinamen auftaucht:

Multiprojekt Dateisperre

Nehmen wir zunächst mal an, sie hätte diesmal Glück. Die Datei iwäre verfügbar. Sie drückt die Alt-Taste und klickt auf das Bäumchen-Icon hinter dem Dateinamen. Ihre eigene Datei wird geschlossen. Die Projektliste wird geöffnet. Anne macht ihre Änderung und kehrt gleich wieder in ihre eigene Datei zurück. Fertig.

Datei wechseln mit einem KlickAnne hat es sich sogar noch bequemer eingerichtet: Sie hat zwei Dateiwechsel-Buttons angelegt, eine für "Projektliste.xml" und eine für "Ziele-Anna.xml". Dann kann sie sich sogar die Alt-Taste sparen und für den Rückweg zur eigenen Datei genügt auch ein einziger Klick.

Wenn mehrere Personen immer wieder die selbe Datei anfassen, kommt es natürlich zu Zugriffskonflikten. Beim nächsten Mal hat Anne also Pech. Sie will eine Änderung machen und könnte jetzt warten, bis Carlo die Datei wieder freigibt. Aber Sie hat den Kunden gerade am Telefon und will jetzt gleich eine Notiz machen.

Damit eine Aktualisierung der Multiprojekt-Ansicht die Notizen nicht löschen kann, benutzt sie einen ganz einfachen Trick: Anne hat sich als letzte Hauptgruppe vor der Multiprojekt-Ansicht den Bereich "Änderungen" angelegt:

 

Multiprojekt Notizen zwischenparken

 

Dort schiebt sie die Zeile hin, die sie ändern möchte und macht ihre Änderung. In anderen Fällen legt sie dort auch mal eine neue Zeile an. Später, beim nächsten Aktualisieren der Multiprojekt-Ansicht sieht sie, dass die Datei wieder frei ist. Jetzt kopiert sie die geänderten Zeilen aus ihrem Änderungsbereich, wechselt auf die Projektliste und fügt die Zeilen dort wieder ein.
 

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