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Technische Anleitung
Lotus Notes - Schnittstelle

Lotus Notes

Diese Seite beschreibt, wie Sie Termine und Aufgaben mit Lotus Notes austauschen und wie Sie Emails aus Lotus Notes in die 1-Griff-Ablage von meineZIELE bringen:

lotus notesDaten mit Lotus Notes austauschen

Lotus Notes ist ein durchdachtes Datenbanksystem. In diesen Funktionsumfang fallen, ähnlich wie bei Microsoft Outlook, die Organisation des täglichen Kleinkrams, Mail-Verkehr, gemeinsame Termine und der Datenabgleich mit PDAs. In vielen Konzernunternehmen ist deshalb zwingend vorgegeben, dass Aufgaben, die Ausführungsreife erlangen, aus meineZIELE nach Lotus Notes übertragen werden. Gelegentlich macht auch der umgekehrte Weg Sinn, obwohl Lotus Notes ebenso wie Outlook keine Aufgabenstruktur unterstützt und Sie daher nur eine simple Liste von Aufgaben übernehmen können.

Das bedeutet, dass Sie in solchen Fällen nur die wichtigen Dinge mit meineZIELE bearbeiten können und den täglichen Kleinkram mit Lotus Notes abwickeln müssen. Deshalb gibt es eine Schnittstelle, mit der Sie Daten zwischen diesen Systemen austauschen können. Auch der Datenaustausch mit einem PDA wird dann vermutlich über Lotus Notes durchgeführt.

Viele Anwender von meineZIELE verwenden außerdem Lotus Notes als Mailsystem. Es ist wichtig, dass Sie Lotus Notes-Mails wie beliebige andere Dateien in die 1-Griff-Ablage von meineZIELE einbinden können.

Einrichtung der Lotus Notes-Schnittstelle

Die große Flexibilität von Lotus Notes hat zur Folge, dass viele verschiedene Situationen bezüglich des Zugangs zu Lotus Notes vorliegen können. Daher müssen in den Optionen von meineZIELE zunächst einige Angaben gemacht werden.

Das Wichtigste ist, zunächst einmal Lotus Notes überhaupt zur Nutzung anzumelden (3):

In der Regel ist es auch sinnvoll, das Zugangspasswort abzuspeichern. Die Speicherung erfolgt chiffriert. Dieser Schutz ist aber bei hohem Sicherheitsbedarf möglicherweise nicht ausreichend.

Viele Lotus Notes Anwender lagern, beispielsweise vierteljährlich, alte Maildaten in Archive aus. Da alle Notes-Dokumente eindeutig identifizierbar sind, schmälert das nicht die Möglichkeit, von meineZIELE darauf zuzugreifen. Es müssen allerdings die Zugangspfade zu den Archivdateien erfasst werden.

Der Ort, an dem die Mail-Datenbank des einzelnen Benutzers abgelegt wurde, kann von den Angaben der notes.ini abweichen. Dann muss dieser abweichende Pfad eingetragen werden, damit meineZIELE darauf zugreifen kann.

Es gibt zwei solche Pfadangaben. Die erste ermöglicht den Zugriff, die zweite erzwingt den Zugriff.  So könnte es z.B. auf dem PC eine lokale, vielleicht uralte Maildatei geben, die schon lange nicht mehr repliziert wird, aber von meineZIELE gefunden und benutzt würde. Um in diesem Fall einen Zugriff auf die echte Mail-Datenbank irgendwo auf einem Notes-Server zu ermöglichen, wird dieser Netzpfad als „Mail-Datenbank“ angegeben.  "abweichender Pfad" wirkt nur, wenn keine lokale replik verfügbar ist. Dagegen wirkt "Mail Datenbank" immer. Auch wenn eine lokale datenbank vorliegen sollte, wird in jedem Fall diese Angabe benutzt..

Der Pfad zum Programm (notes.exe) wird benötigt, damit durch einen Klick in der 1-Griff-Ablage von meineZIELE Lotus Notes geöffnet werden kann, um das Dokument zu zeigen.

Daten-Import aus Lotus Notes

meineZIELE kann Daten aus Lotus Notes holen und nach Lotus Notes weitergeben und auf Notes-Mails verweisen. Der Austausch der Termine und Aufgaben geht am leichtesten durch Klick auf den Lotus-Notes-Button in Form einer Synchronisation.

Wenn Sie besonders flexibel sein möchten und einzelne Einträge auswählen wollen, dann erreichen Sie das dadurch, dass Sie auf einen Eintrag in meineZIELE klicken und dann die Schnittstelle, ein Verzeichnis der vorgefundenen Notes-Ordner, anzeigen lassen.

Beim Öffnen der Lotus Notes-Schnittstelle sind nur die Hauptordner zu sehen. Bis dahin ist auch noch nicht wirklich ein Zugriff auf die Lotus Notes-Daten erfolgt. Dieser Zugriff nimmt einige (und bei vielen Einträgen auch viele) Sekunden in Anspruch. Der eigentliche Zugriff auf Lotus Notes erfolgt daher erst, wenn Sie durch Klick auf das + Zeichen vor einem der Ordner diesen öffnen.

Vereinfachung

In vielen Fällen werden Sie eine E-Mail in Lotus Notes erhalten und ansehen und diese dann sofort in die 1-Griff-Ablage von meineZIELE einfügen wollen. In Lotus Notes kann man beliebige Dokumente, als auch EMails als Verknüpfung kopieren (Copy as Document Link) Wenn Sie das mit einer EMail tun, können Sie einfach auf meineZIELE wechseln, dort die Lotus Notes-Schnittstelle über die gewünschte Aufgabe öffnen (1) und mit einem Klick auf (2) (auch mit Kopie und mit Bearbeitung), in die 1-Griff-Ablage einfügen. (Alternativ geht es mit Cntrl-V.) Da die Schnittstelle hierzu keinerlei Ordner öffnen muss, geht das sehr schnell.

Lotus Notes Schnittstelle

Lotus Notes erlaubt es auch, mehrere E-Mails auszuwählen und diese als „Tabelle“ zu übernehmen. Diese können Sie in gleicher Weise in einfügen.

Mit dem gleichen Verfahren kann man eine Mail auch direkt als Aufgabe anlegen (3). Die Verknüpfung zu der Mail landet automatisch gleichzeitig in der 1-Griff-Ablage dieser neuen Aufgabe.

Das Fenster zeigt jetzt die in Lotus Notes angelegten Ordner und die jeweiligen Aufgaben. Alle Aufgaben, die bereits nach meineZIELE übernommen wurden, werden grün beschriftet. Mit (4) kann man einzeln oder gruppenweise importieren oder exportieren. Mit (5) kann man in den Mail-Betreffs in Lotus Notes suchen lassen. Das geht allerdings in der Regel schneller, wenn man direkt Lotus Notes dafür benutzt.

Ordner und Einzeleinträge werden durch Anklicken mit der Maus ausgewählt.

Beim Anklicken mit der rechten Maustaste bietet meineZIELE an, eine Aufgabe bzw den ganzen Inhalt eines Ordners aus Lotus Notes abzuholen und in meineZIELE einzusetzen. Die Einträge werden bei dem Eintrag eingefügt, der in meineZIELE gerade ausgewählt ist. Ebenso kann eine Mail in die 1-Griff-Ablage eines Eintrags eingefügt werden.

Sie können E-Mails aus Lotus Notes in die 1-Griff-Ablage von meineZIELE übernehmen. Dadurch wird nicht die E-Mail selbst übernommen, sondern nur eine Verknüpfung hergestellt. .

meineZIELE schaltet zur Kontrolle sofort die Ansicht um und Sie sehen die Verknüpfung in der 1-Griff-Ablage. Wenn Sie eine zusätzliche Textkopie erstellen möchten, wählen Sie bitte den entsprechenden Menüpunkt bzw bei der Direktübernahme die Buttons mit den roten Ordnersymbolen. Häufig sind Mails überladen mit unnützen Informationen wie dem Hin- und Her vergangener Mails oder Rechtshinweisen gleich in mehreren Sprachen. Deshalb kann es sinnvoll sein, eine solche Textkopie gleich zu öffnen und auf die wenigen wichtigen Punkte des Inhalts zu kürzen und um zusätzliche Gedanken zu ergänzen. Unmittelbar nach dem Lesen der Mail ist dazu der beste Zeitpunkt.

Wenn Sie später Ihre Aufgabe ausführen und auf die Mail zugreifen möchten, dann behandeln Sie die Email wie eine beliebige Datei in der 1-Griff-Ablage. Sofort öffnet sich Lotus Notes und zeigt die E-Mail an.

Wenn nur ein Eintrag für diese Aufgabe in der 1-Griff-Ablage steht, genügt selbstverständlich ein Klick auf das Icon in der Hauptansicht.

Sobald sich der Datenaustausch einige Zeit eingespielt hat, sollten Sie überlegen, ob Sie Ihre Daten nur noch an einer Stelle führen und die doppelte Datenhaltung aufgeben.

Dazu können Sie unter den Optionen ("Lotus Notes") festlegen, dass jeweils die übertragenen Aufgaben im Original gelöscht werden.