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Technische Anleitung
Pivot

Pivot-Ansicht

Sie finden die Pivot Ansicht im Bereich Team. (Im Schnellerfassungsmodus ist sie außerdem über F12 zu erreichen.)
 

Was kann die Pivot-Ansicht?

Diese Ansicht ermöglicht eine neue Perspektive auf z.B. ein erfasstes Protokoll. Technisch Versierte werden sich an eine Pivot-Tabelle aus Excel erinnert fühlen. Doch Ausgangspunkt dieser Ansicht ist keine Tabelle, sondern eine Gliederung. Außerdem hantieren wir nicht mit Zahlen sondern mit Aufgaben. Das sieht natürlich anders aus. Deshalb ein Beispiel:
 

Beispiel

Im Programm finden Sie dieses Beispiel als Datei zum Download im Menü Beispiele unter Team.

Sara nimmt an der Sitzung eines Gremiums teil. Mit Ihrem Notebook und meineZIELE will Sie ein Protokoll anfertigen. Es werden drei Themen besprochen. Diesen werden wiederum einzelne Diskussionsbeiträge, Fakten und Aufgaben in gegliederter Form untergeordnet. meineZIELE eignet sich deshalb sehr gut für eine Mitschrift. Als "Protokoll" der Besprechung ergibt sich also eine Gliederung.

 

Protokoll eines Meetings
 

In meineZIELE erstellt Sara ihr Protokoll in der Ziele-Ansicht. Es entsteht eine Gliederung (1) mit zusätzlichen Spalten für "Von wem?", also hier "Von wem kommt der Beitrag?" und "Wer?" (2), also "Wer soll eine bestimmte Aufgabe ausführen?". Außerdem sind hier Icons gesetzt (3) mit zusätzlichen Informationen.

Sara weiß aus Erfahrung: Am Ende wollen die Teilnehmer nicht nur die sachliche Gliederung der besprochenen Themen. Dann kommen auch Fragen wie "Wer hat welche Beiträge geliefert?", "Wem wurden Aufgaben zugeteilt?" oder "Bei welchen Beiträgen ging es um Finanzen? Oder Umwelt? Oder Personalfragen? ..."
 

Protokoll eines Meetings
 

Saras Protokoll soll also so aussehen wie hier. Das ist die Pivot-Ansicht (4) der gleichen Datei. Bei (5) haben wir die besprochenen Themen aus der Gliederung. Bei (6) finden sich in einzelnen Spalten listenartig die Unterpunkte aus der Gliederung. Sie sind in diesem Fall Personen zugeordnet (7). Der Anordnung liegt der Inhalt der Spalte "Von wem?" (8) zu Grunde. Die Liste sagt also aus, wer was gesagt hat.
 

Protokoll eines Meetings
 

Hier eine andere Aufteilung. Jetzt ist eine Anordnung nach den Icons gewählt (Button bei (9)). So erhält Sara eine Auflistung der Einträge, die mit Rechtsfragen (10), Umwelt (11) und Tourismus (12) zu tun haben.

Sara wählt als Anwenderin natürlich selbst die Bedeutung, die irgendwelche Icons für sie repräsentieren sollen. meineZIELE nimmt einfach alle Icons, die es vorfindet und macht Spalten daraus. Genauso verhält es sich mit den Personen und anderen Informationen wie Hilfsmittel, für die es diese Pivot-Ansicht gibt.
 

Wo kommen die Informationen her?

Mit meineZIELE kann jede Zeile solche Informationen tragen, als Icons etwa oder in der "wer?"-Spalte für die verantwortlichen Personen etc. Kurz gesagt: Eine ganz normale Gliederung, wie z.B. Ihre Aufgaben- und Ziele-Gliederung.

Man spricht, wenn man sich modern ausdrücken will, von "Tagging". Die Zeilen unserer Gliederung werden gleich beim Erfassen "getaggt". Das heißt: Man klebt sozusagen ein Etikett mit einer Zusatzinformation an einen Eintrag. Das könnte etwa ein bestimmtes Icon sein, das dann bedeuten soll: Hier geht es irgendwie um Umweltschutz etc.

Wer viele solche Informationen sammelt, sollte sich schon im Vorfeld überlegen, welche es sein sollen und wie er vorgehen möchte. Sara folgt außerdem einem wichtigen Tipp: Für echte Situationen wie in unserem Beispielfall nutzt Sie den  Schnellerfassungsmodus.
 

Wie kommt man zur Pivot-Ansicht?

Nur 1 Klick:

Um zwischen den einzelnen Perspektiven zu wechseln, benutzt man folgende Buttons, die in dieser Ansicht in der Buttonleiste angezeigt werden:
 

Bedeutung der Pivot-Buttons:
 


 

"Wer?" : Die verschiedenen Inhalte der "Wer?"-Spalte bilden neue Spalten. Es entsteht also eine Spalte pro Person, der mindestens eine Aufgabe zur Erledigung zugeteilt wurde. Pro Thema werden alle Aufgaben der Person zusammengetragen.
 

"Mit wem?" :  Wie bei der "Wer?"-Spalte, hier mit den mithelfenden Personen.
 

"Wer? + "Mit wem?" :  Hier wird der Inhalt zweier Spalten verwendet, der "Wer?-" und der "Mit wem?"-Spalte. Es werden also alle Personen aufgeführt, denen eine Aufgabe zugeordnet wurde, egal ob sie verantwortlich oder nur mitwirkend sind.

"Von wem?" : Diese Spalte wird in der Regel für Personen benutzt, die eine Aufgabe angeordnet haben. Im Umfeld eines Sitzungsprotokolls verwendet man sie für Personen, die einen Beitrag geleistet haben, also wer hat etwas gesagt?
 

"Für wen?" : Personen aus der "Für wen?"-Spalte. Das sind die Personen, für die letztendlich eine Aufgabe ausgeführt wird. Das können Kunden sein oder ein Software-Anwender, der einen Fehler gemeldet hat.

Status : Jeder benutzte Status ergibt eine Spalte. Einsetzbar für Fragen wie "Welche Aufgaben müssen noch kontrolliert werden?" oder "Welche Aufgaben warten auf eine Unterschrift?" ...

Hilfsmittel : Jedes angegebene Hilfsmittel ergibt eine Spalte. Damit könnte man z.B. ganz schnell eine Übersicht schaffen, welche Baumaschine oder welches Fahrzeug für welche Aufgaben eingeplant ist ...

Icons : Wie im Beispiel
 

, , , Freifeld 1 -  4: Für beliebige Spezialanwendungen stehen die vier frei belegbaren Felder zur Verfügung.
 

Termin 1: Gesetzte Termine
 

Termin 2: Gesetzte Endtermine
 

meineZIELE zeigt natürlich nicht alle diese Buttons an, sondern immer nur diejenigen, zu denen auch entsprechende Inhalte erfasst sind. Hat man beispielsweise für keine einzige Zeile einen Status erfasst, dann macht ein Pivot nach Status keinerlei Sinn und der Button bleibt deshalb unsichtbar.
 

Tipp: Zoom

Zurück zu unserem Beispielfall.

meineZIELE öffnet die Pivot-Ansicht in der Regel (und wenn genug Platz ist) in gezoomter Ansicht. Aber natürlich kann es auch so aussehen wie hier, denn meineZIELE kann nicht immer wissen, welche Themen Sie betrachten möchten:
 

Protokoll eines Meetings
 

Damit man mehrzeiligen Inhalt lesen kann, wählt man jetzt aus, welche Themen man ansehen möchte. Das geht mit einem einfach Auswahlrahmen (1) (Maus links vor den Dreiecken drücken, ziehen, loslassen):
 

Protokoll eines Meetings
 

Dadurch werden die gewählten Themen gelb markiert. Dann klickt man auf den Zoom-Button (2). Jetzt nutzt meineZIELE die gesamte verfügbare Anzeigefläche für die so ausgewählten Themen.
 

Tipp: Markierung unsichtbar

In gezoomter Ansicht fällt natürlich auch die Markierung der gerade gewählten Zeile (3) besonders auffällig aus. Das kann gewünscht sein oder auch nicht und ist abstellbar. In allen Gliederungsansichten macht man diese Markierung unsichtbar durch Taste F8 und schaltet sie ebenso wieder ein. In gezoomter Ansicht stellt meineZIELE wegen des häufigeren Bedarfs auch noch einen Button (4) für diesen Zweck zur Verfügung:
 

Protokoll eines Meetings
 

Tipp: Spaltenaufbau

Der Aufbau der Spalten (5) erfolgt natürlich automatisch und wird nicht dauerhaft festgehalten. Kurzfristig kann man aber trotzdem durch Ziehen mit der Maus oder durch Öffnen der Feldauswahl (Klick auf + in der Titelzeile) die Spalten umordnen oder ihre Breite verändern. Außerdem kann man Spalten von der Anzeige ausschließen.
 

Protokoll eines Meetings
  

Die Anzeige kann, wenn zuviele Spalten entstehen, horizontal gescrollt werden (6).
 

Tipp: Drill down

Nun kommt, was Sara schon erwartet hatte. Als Sie am Ende das Protokoll auf der Leinwand zeigt, gibt es plötzlich Aussagen, an die jemand sich nicht erinnern kann. Der Teilnehmer Gerd Vogel stellt seine Aussage bei (1) in Frage:
 

Protokoll eines Meetings
 

Sara öffnet das Thema (1) . Die Aussage von Gerd Vogel (2) ist noch immer in der Spalte "Gerd Vogel" zu sehen. Sie ist jetzt aber als einem Unterthema zugehörig erkennbar.
 

Protokoll eines Meetings
  

Sara öffnet nun eine weitere Ebene (1):
 

Protokoll eines Meetings
 

Jetzt ist der Beitrag von Gerd Vogel links in der Gliederung (2) zu sehen, in dem Umfeld also wie er ursprünglich eingeordnet war. Bei (3) ist er deshalb verschwunden. Die Pivot-Ansicht ist nur eine Ansicht. Die zugrunde liegende Gliederung ist völlig unverändert.

Gerd Vogel kann sich jetzt natürlich wieder erinnern und Sara erntet für Ihre geniale Übersicht großen Applaus.
 

Bitte beachten Sie auch die Funktionen zur Teamentwicklung in meineZIELE Pro. Sie entwicklen dazu mit einer systematischen "Ausdehnungsstrategie" mit Hilfe von Spider-Bewertungsprogrammen die Teamleistung immer weiter. Mehr dazu im meineZIELE Strategiebuch.