Langfristige Ablage erfolgt meist thematisch sortiert: Sie haben z.B. Ordner für verschiedene Versicherungen, Steuern, etc. Wenn Sie nun eine Aufgabe in meineZIELE erfassen, zu der Dokumente aus diesen Ordnern gehören, möchten Sie dies wie gewohnt in der Doku-Spalte erfassen. Dazu gibt es eine hilfreiche Funktion: Den Aktenplan.

Erstellen Sie eine neue Datei, in der Sie Ihre Akten-Ordner systematisch gliedern (wie im Beispiel rechts). Speichern Sie diese Datei unter /meineZIELE/eigene/aktenplan.xml ab. Starten Sie das Programm neu.

Anschließend steht Ihnen diese Gliederung in der Doku-Spalte zur Verfügung:
SHIFT- Taste gedrückt halten und in das gewünschte Feld der Doku-Spalte klicken.

Es wird nun die Struktur Ihres Aktenplanes angezeigt. Wählen Sie per Klick den gewünschten Ordner aus. In der Doku-Spalte wird anschließend der Ort mit den verschiedenen Gliederungsstufen angezeigt (siehe Screenshot unten). Verbreitern Sie das Doku-Fenster falls nötig (siehe Spaltenaufbau), Vorgang ggf. mehrmals wiederholen, um die gewünschte Breite zu erreichen.)

Anzeige in der Doku-Spalte

Verwenden Sie bitte beim Erstellen der Gliederung sinnvolle Abkürzungen für die einzelnen Bereiche. So bleiben die Einträge in der Doku-Spalte kurz und übersichtlich.

Das hier vorgestellte Beispiel dient dem Verständnis des Prinzips - so sieht das Ergebnis aus (Das Dokument zur Aufgabe liegt im Ordner "Madrid". Dieser wurde in Ihren Aktenplan unter Beruf > Niederlassungen > Europa > Süd > Spanien eingeordnet.):

 

 

 

Meist reicht es völlig aus, wenn man die Doku-Spalte so schmal einstellt wie bei der Verwendung von Fachnummer im Pultordner. Durch Bewegen der Maus über dem Feld wird der Inhalt sichtbar.

Der Ablagepfad

Je größer der Aktenplan, desto unübersichtlicher wird die Suche. meineZIELE zeigt deshalb einen bereits gewählten Ablageort als farbig hinterlegten Pfad durch den Aktenplan.

Der Weg durch die Ordnerhierarchie wird dabei gelb markiert. Die ausgewählte Ebene wird grün hinterlegt.

Es ist möglich, Ordner auszuwählen, die selbst wieder Unterordner haben.

Diese Form des Aktenplans kann mit der "Chaotischen Ablage" durch Verweis auf Ablagefächer frei kombiniert werden.