Zum Austausch von Aufgaben und Dokumenten zwischen meineZIELE-Nutzern ist kein Export erforderlich. Doch auch andere Mitarbeiter können von der 1-Griff-Ablage profitieren.
Ein typisches Beispiel ist die Wiedervorlage: Jemand organisierte bisher, z.B. in einem Hängeregister mit 31 Mappen, die "Vorgänge" einer Abteilung. Am 12. des Monats z.B. wird dann Mappe 12 überprüft. Enthaltene Vorgänge, sofern sie nicht spätere Monate betreffen, werden an zuständige Personen verteilt. Will man "außer der Reihe" auf einen Vorgang zugreifen, dann muss man suchen. Keine antiquierte Ausnahme, sondern leider noch immer hunderttausendfache, gängige Praxis.
Mit der 1-Griff-Ablage von meineZIELE ginge auch so etwas wesentlich besser: Belegen Sie ein beliebig große Anzahl Hängemappen jeweils nur mit einem einzigen Vorgang. Die Nummern der Hängemappen beginnen Sie nun mit einem der Buchstaben V, W, X, Y, Z. Nun können Sie in Optionen > Schnittstellen > Export einen Pfad einrichten, auf den ein Ablageverzeichnis in Textform regelmäßig neu geschrieben wird (immer dann, wenn Sie Ihre Daten speichern). Diese Datei enthält nur Zeilen aus Ihrem Datenbestand, die auf ein Dokument in den angegebenen Nummernkreisen verweisen.
Nun legen Sie auf den Desktop jedes Mitarbeiters eine Verknüpfung auf diesen Pfad. Ein Klick genügt, um jeweils die aktuellste Liste auf den
Bildschirm zu bringen. Durch die Suchfunktion ist der Ablageort in Sekunden gefunden.
Tipp 1:
Die erzeugte rtf-Datei sollten Sie nicht mit Word öffnen, sondern mit Wordpad, da sonst das Überschreiben der Datei blockiert ist. (Automatische
Zuordnung ändern mit Arbeitsplatz - Extras - Ordneroptionen - Dateitypen)
Tipp 2:
Wer einen Vorgang entnimmt, sollte einen Zettel mit seinem Namen in die Hängemappe legen