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Technische Anleitung
Dokumente griffbereit: Ein-Griff-Ablage

Die Ein-Griff-Ablage mit elektronischen Dokumenten

Die Ein-Griff-Ablage elektronisch

Mit einem Klick in eine Zeile der Gliederung öffnet sich das Bearbeitungsfenster dieses Eintrags.
Hier befindet sich der Button mit den zwei Ordnern. Mit diesem Button wird die Ein-Griff-Ablage geöffnet :

(1) Bereits verknüpfte Dateiverbindungen werden automatisch nach Ihrer Art sortiert und, wie abgebildet,
        baumartig angezeigt

(2) Dateien anhängen:

  • Hinzufügen bestehender Dateien  
  • Erstellen neuer Dateien, z.B. nach Vorlagen   oder durch Einscannen von Dokumenten (mehrere Scan-Profile)
  • Windows-Verzeichnis einfügen
  • Webseite hinzufügen  
  • Bild aus der Zwischenablage als Datei einfügen  
  • Checkliste, Projektdatei etc anlegen  
  • Dokument aus ELO (Elektronischer Leitz Ordner) verknüpfen (nur wenn ELO verfügbar)  
  • Bild für Bildervortrags-Funktionen einfügen  

(3) Sprungziel für Navigation in der Ziele-Liste hinzufügen

(4) Verknüpfte Datei öffnen, Verknüpfung löschen, verknüpfte Datei umbenennen

Das Anzeigen eines Dokuments erfolgt durch Klick auf das Auge oder Doppelklick auf die Datei (1) .
Die direkte Bildvorschau rechts wie abgebildet (5), ist auf wenige Bildformate wie jpg und gif beschränkt.

Die in der Ein-Griff-Ablage angelegten Dateiverbindungen werden auch von Checklistendateien mitgeführt, in die Erfolgssammlung mitgeschrieben und bei entsprechender Einstellung im Team weitergereicht.

Die Möglichkeit, eine Vielzahl von Dokumenten zu verknüpfen, erleichtert z.B. die Nutzung für bebilderte Vorträge oder eine Projektdokumentation.

Für Fortgeschrittene: Beim Transport von Daten, z.B. zwischen Privat- und Büro-PC, können sich Dateipfade ändern. Im Menü Optionen finden Sie die Funktion "Link Dateipfad überschreiben", mit der Sie anteilige Pfade oder Laufwerksbuchstaben in der Ein-Griff-Ablage austauschen können.

 

Wie erstellt man eine Verbindung in die Ein-Griff-Ablage?

1. Bestehende Dateien  , Windows-Verzeichnisse  , Checklisten (Dateien im meineZIELE-Format)  , Bilder für Vorträge und Webseiten werden über die entsprechenden Funktionsbuttons ausgewählt und eingefügt. Oder sie werden aus dem Windows-Explorer mit der Maus direkt auf die gewünschte Aufgabe gezogen.

Auch Dragdrop (z.B. aus dem Windows Explorer auf einen Ziele-Eintrag) ist möglich. Bei gedrückter Cntrl-Taste wird die Datei in die mZ Zusatzdateien (gegebenenfalls auf einen Projektpfad) kopiert und die Verknüpfung der Ein-Griff-Ablage zeigt auf diese Kopie. Bei gedrückter Cntrl-Taste und gedrückter Shift-Taste (Cntrl und Shift müssen einzeln nacheinander gedrückt werden) wird nicht kopiert, sondern verschoben, also das Original gelöscht.

2. ELO (Elektronischer Leitz Ordner): Wenn ELO installiert ist, können Sie von einer Aufgabe aus meineZIELE direkt auf ein Dokument in ELO verweisen. Details weiter unten.

3. Einen neuen Dateianhang erstellen: Dateianhang erstellenÜber den kleinen Pfeil rechts neben dem "Word-Button" öffnen Sie die Auswahl der verschiedenen Dateianhänge (siehe Screenshot rechts). Um beispielsweise eine Word-Datei zu erstellen, klicken Sie zunächst auf den Word-Button und wählen "Dateianhang erstellen aus Vorlage1.doc" aus. Word öffnet sich, Sie bearbeiten den Text und speichern ihn ab, ohne den Namen zu verändern. Dadurch bleibt das Dokument an die Aufgabe geknüpft. Nachdem Word geschlossen ist, können Sie den Namen bei Bedarf auch in der Ein-Griff-Ablage ändern. Wählen Sie dazu die Datei im Bearbeitungsfenster aus und klicken Sie auf den Button  .
Genauso funktioniert es mit rtf- (Wordpad), Excel- und txt-Dateien (Editor).
Auf diese Weise können Sieblitzschnell einen Eintrag  z.B. um einen Kommentar ergänzen.

4. Einscannen: Holen Sie mit einem Scanner Ihr Papier-Dokument auf den Rechner.

5. Mail: Als Nutzer von Outlook können Sie direkt Ihre Mails mit einer Aufgabe verknüpfen. Die Verbindung erfolgt im Fenster der Outlook - Schnittstelle.

6. Ebenfalls über diese Schnittstellen können Sie Einträge in meineZIELE direkt mit Terminen oder Aufgaben in Outlook .

7. Kontakte: Knüpfen Sie Adressen direkt an Aufgaben (oder erstellen Sie sogar eine Aufgabe direkt aus einem Kontakt ...) - siehe weiter unten.

  

Wie erhält man das Dokument zurück auf den Bildschirm?

Icons 1-Griff AblageEinträge, die eine Dokumentverknüpfung enthalten, sind automatisch durch ein Icon (s. Abb. rechts) markiert. Durch einen Klick auf dieses Icon öffnet sich das Dokument. Das heißt: Outlook öffnet sich und zeigt Ihre Mail oder Excel öffnet sich und zeigt Ihre Datei und so weiter. (Spezialfall: Checklisten werden hinter den geöffneten Eintrag direkt eingefügt. Drückt man gleichzeitig die Alt-Taste, dann erfolgt ein Sprung in die andere Datei.)

Ist ein Eintrag mit mehreren Dateien verknüpft, dann kann man natürlich auswählen. Man markiert ein Dokument in der Liste. Dadurch werden Buttons zur Bearbeitung angeboten, z.B. der Öffnen-Button (Auge).

Sie wissen nicht mehr, wo ein bestimmtes Dokument abgelegt ist? Die Suchfunktion sucht immer auch in den Pfaden/Dateinamen der 1-Griff-Ablage. Zusätzlich kann im Suchfenster auch ein Haken gesetzt werden, der die Suche innerhalb der verknüpften Dateien hinzufügt. Manchmal reicht es auch aus, einfach nur die Dokumente auch untergeordneter Aufgaben zu sehen. Dazu klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die 1-Griff-Ablage (z.B. auf "verknüpfte Dateien"). Es erscheint ein Kontextmenü. Damit fügen Sie diese Dateien hinzu.

Nutzung eines Scanners / Dokumentenkamera

Es gibt zwei Arten der Ablage von gescannten Dokumenten in Verbindung mit Zielen und Aufgaben:

1. Langfristige Ablage erfolgt in Verbindung mit einem Aktenplan und Suchfunktionen. Dafür verwenden Sie z.B. das Produkt ELO von ELO-Digital. Wenn Sie Dokumente ohnehin grundsätzlich in ELO ablegen, dann ist es nicht sinnvoll, ein Dokument in meineZIELE nochmals einzuscannen. Verknüpfen Sie einfach ELO-Dokumente mit Einträgen in meineZIELE. Praktisch ist es aber eine direkte Verbindung, da ein Klick ELO öffnet und Ihnen das Dokument zeigt.

2. Dokumente, die nur kurzfristig, bis zur Erledigung einer Aufgabe, aufbewahrt werden (oder möglicherweise erst dann Eingang in die Langfristablage finden sollen). Diese Dokumente werden direkt mit der Aufgabe verbunden. Der schnellste Weg vom Papier zur Aufgabe führt über eine Dokumentenkamera (oder etwas langsamer über einen Scanner). Sie öffnen die "Ein-Griff-Ablage" Ihres Aufgaben-Eintrags und klicken auf das Scanner-Symbol. Dann legen Sie Ihr Dokument unter die Kamera, lösen aus und wählen einen Ablageort. Fertig. Das Dokument ist fest mit Ihrer Aufgabe verbunden. Ein erneuter Klick zeigt es Ihnen an.

Es gibt die Möglichkeit, über "Optionen" den Ablagepfad automatisch vorgeben zu lassen oder gar völlig vollautomatisch die Benennung des Dokuments vorzugeben. In den Optionen können ganze Scan-Profile fertig vorgegeben werden. Deren Auswahl erfolgt durch Start des Scanners mit der rechten Maustaste. Darin können insbesondere auch verschiedene Ablagepfade vorgesehen werden.

meineZIELE unterstützt alle Scanner mit TWAIN-Schnittstelle. Das sind praktisch alle handelsüblichen Scanner. Aus mehreren angeschlossenen Scannern kann in den Scan-Optionen eine Auswahl getroffen werden. Beim ersten Mal ist das ohnehin empfehlenswert, da gelegentlich fehlerhafte Standardeinstellungen vorliegen, z.B. durch nicht mehr angeschlossene Scanner etc.

Web-LinkVerknüpfung zu Webseiten

Mit dem Button  können Sie eine Verbindung zwischen dem Eintrag und einer Webseite herstellen. Es  öffnet ein Fenster, in das Sie eine Web-Adresse (URL) hineinkopieren (oder eintippen) können (1). Anschließend können Sie den Webseiten-Titel abrufen (2).

Oft ist es sinnvoll, eine Seite zu kommentieren. Das gilt insbesondere, wenn man viele Links auf die gleiche Domain hat, z.B. als Student 50 verschiedene Webseiten seiner Universität verknüpft.

 Wenn Sie das Icon später erneut anklicken, öffnet sich der Internet Explorer und zeigt Ihnen die gewünschte Webseite.

Verknüpfung zu Dateien und Ordnern auf Ihrem Rechner

DateiverknüpfungMit dem Button (1) öffnen Sie einen Datei-Dialog, mit dem Sie eine beliebige Datei auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Netzwerk suchen und mit Ihrem Eintrag verknüpfen können. Sie können auch (mit gedrückter Shift- bzw. Ctrl- Taste) meherere Dateien gleichzeitig auswählen.

Die ausgewählte Datei erscheint im Bearbeitungsfenster unter "Dateien:" (3)

Gleichzeitig wird ein Icon in der Zieleliste erstellt. Wenn Sie dieses Icon später anklicken, wird die Datei, je nach den Einstellungen Ihres Rechners geöffnet und angezeigt.

Eine Verbindung zu einem Ordner stellen Sie her, indem Sie den Button (2) verwenden. Der Ordner steht in der Rubrik "Verzeichnisse" (4). Beim späteren Anklicken öffnet sich dann nicht eine Datei, sondern der Windows-Explorer.

Manche Ziele erfordern ein ausführliches Abwägen von Für und Wider, von verschiedenen Alternativen, von Resourcen und Mitarbeitern. Noch einiges mehr, insbesondere auch das psychologische Commitment, sprechen für eine aufsatzartige Planung zumindest der größeren und der unangenehmeren Aufgaben und Ziele. Verwenden Sie in die Verknüpfung mit einfachen Textdokumenten. Der Order "Ziele_Im_Detail" wurde für diesen Zweck automatisch angelegt.

Verknüpfung über Vorlage-Dateien

Es gibt die Möglichkeit, neue Dateien zu erstellen und diese gleichzeitig automatisch in die 1-Griff-Ablage einzubinden. Das kann auf der Basis einer Vorlage-Datei geschehen. Sie können also beispielsweise ein leeres Briefformular in Word-Format hinterlegen. Durch Aufruf der Vorlagefunktion wird automatisch eine Kopie dieser Vorlage erstellt, automatisch mit Namen versehen, an die aktuelle Aufgabe geknüpft und auch gleich zur Bearbeitung geöffnet.

Sie können 5 Vorlagen bilden, die alle in dem Verzeichnis "Zusatzdokumente" stehen müssen. (üblicherweise in EigeneDateien/meineZIELE/Zusatzdokumente, aber durch Option frei einstellbar). Die Dateinamen müssen sein: Vorlage1, Vorlage2 bis Vorlage5. Die jeweilige Extension ist durch den Dateityp bestimmt, also z.B. Vorlage1.doc für eine Word-Datei. Je nach Dateityp können diese Vorlagen auch völlig leer sein. Das Öffnen und Bearbeiten des jeweiligen Dateityps erfolgt durch das Programm, das in Windows dafür eingetragen ist.

Beispiel: meineZIELE sieht von sich aus das Anlagen von Excel- (xls und xlsx), Word- , Wordpad- und reinen Textdateien vor. Wenn Sie nun z.B. per Mausklick eine leere Open-Office-Datei anlegen und öffnen wollen, dann hinterlegen Sie z.B. eine leere Vorlagendatei Vorlage3.odt im Verzeichnis "Zusatzdokumente". Das bemerkt meineZIELE automatisch und zeigt ab sofort den Menüpunkt "Dokument nach Vorlage3.odt als Anhang anlegen".

Verknüpfung mit Outlook E-Mails

Es ist möglich, Outlook-Mails direkt an eine Aufgabe zu knüpfen. Siehe dazu die Informationen zur Outlook-Schnittstelle.

Wenn Sie den Mail-Eintrag später öffnen (Auge-Symbol), wird Outlook gestartet und die Mail angezeigt.

Vereinfachung: Outlook Mails direkt einfügen

Wenn Sie Outlook geöffnet und gerade eine Mail ausgewählt haben, dann können Sie einfach zu meineZIELE wechseln und mit einem einzigen Klick auf das Icon für "Mail direkt zuordnen" die gewählte Mail mit der geöffneten Aufgabe verbinden.

 

Verknüpfung mit Kontakten

Um eine Ein-Griff-Verknüpfung mit einem Kontakt Ihrer Kontaktliste zu erstellen, gehen Sie so vor:

Öffnen Sie den gewünschten Eintrag der Gliederung (Klick in die Zeile): Das Bearbeitungsfenster erscheint.

Wechseln Sie über den Brief-Button (1) zur Kontaktliste.

Wählen Sie nun durch Klick in das graue Feld links von der Zeile (2) den gewünschten Kontakt aus.

Mit Button (3) wird der Kontakt in der Ein-Griff-Ablage des gerade geöffneten Eintrags abgelegt.

Mit Button (4) wird eine neue Zeile in der Gliederung erstellt (unterhalb der geöffneten Zeile + mit den Kontaktdaten als Inhalt) und der Kontakt in dieser neuen Zeilen in die Ein-Griff-Ablage eingefügt.
Als Text dieses Eintrags werden zunächst ebenfalls die Kontaktdaten verwendet. Natürlich können Sie den Text im nächsten Schritt anpassen.

Wenn eine Aufgabe gelöscht wird

Dokumente, die mit Aufgaben verbunden sind, werden nach Erledigung der Aufgabe meist nicht mehr gebraucht. Im Regelfall wird man mutig löschen. Aber natürlich gibt es Fälle, in denen Dokumente weiter aufbewahrt werden sollen, oftmals jedes Einzelne, weil z.B. ein Projekt komplett dokumentiert werden muss.

In den Optionen kann eingestellt werden, dass Scan-Dokumente zu gelöschten Aufgaben um eine Ebene tiefer in ein "Erledigte"-Verzeichnis verschoben werden, das man per Gelegenheit manuell wieder bereinigt und aufräumt. Das ist in aller Regel die sinnvollste Vorgehensweise. Dateien außerhalb der meineZIELE-Pfade werden natürlich nicht gelöscht. Weitere Ausnahmen kann man einstellen, indem man die Zeichenfolge "knowhow" im Ablagepfad (Scanoptionen) unterbringt. Beispielsweise würde aus dem Pfad Z:\Teamarbeit\Dokumente\Knowhowbereich\ScanDokumente nichts entfernt.

ELO-Benutzern ist auch möglich (Optionen), gescannte Dokumente aus der 1-Griff-Ablage beim Löschen der Aufgabe automatisch an die ELO-Postbox weiterzugeben! Mehr dazu ...

Nicht nur mehr Funktionen machen Sie erfolgreicher, sondern bessere Methoden. Nutzen Sie deshalb bitte auch das Begleitmaterial.