Cookie Consent by FreePrivacyPolicy.com Outlook-Schnittstelle - meineZIELE Anleitung
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Technische Anleitung
Outlook - Schnittstelle

Daten mit Outlook austauschen

Größere Unternehmen setzen in der Regel auf "den Standard" für den täglichen Kleinkram, für den Mail-Verkehr, gemeinsame Termine und den Datenabgleich mit dem Smartphone. In vielen Konzernunternehmen ist deshalb zwingend vorgegeben, dass Aufgaben, die Ausführungsreife erlangen, aus meineZIELE nach Outlook übertragen werden. Gelegentlich macht auch der umgekehrte Weg Sinn, obwohl Outlook keine Aufgabenstruktur unterstützt und Sie daher nur eine simple Liste von Aufgaben übernehmen können.

Das bedeutet, dass Sie nur die wichtigen Dinge meineZIELE mit bearbeiten können und den täglichen Kleinkram mit Microsoft Outlook abwickeln müssen. Deshalb gibt es eine Schnittstelle, mit der Sie Daten zwischen diesen Systemen austauschen können.

Viele Anwender von meineZIELE verwenden gleichzeitig Outlook als Mailsystem und als "Standard" für öffentliche Kalender oder den Datenabgleich mit Smartphones. Diese Seite behandelt folgende Möglichkeiten zum Datenaustausch:

  • Einbindung von Emails in die Ein-Griff-Ablage
  • Synchronisation von Terminen und Aufgaben
  • Einzelübertragung von Terminen und Aufgaben
  • Synchronisation von Kontakt-Adressen
  • Abgleich von Outlook-Kategorien mit meineZIELE-Icons

Emails in die Ein-Griff-Ablage einbinden

Sie können Emails aus Outlook direkt in die Ein-Griff-Ablage einbinden und später mit einem einzigen Klick wieder aufrufen.

Eine gute Möglichkeit hierfür ist Ziehen mit der Maus direkt von Outlook auf einen Eintrag in der Zieledarstellung von meineZIELE.

Outlook Schnittstelle öffnenFür weitere Möglichkeiten öffnen Sie das Outlook-Fenster über den Outlook-Button im Bearbeitungsfenster.

Hier kann man direkt in die Ordnerstruktur von Outlook hineinsehen Auf diese Weise in Outlook zu blättern ist aber wesentlich langsamer, als dies direkt in Outlook zu tun und daher Spezialfällen vorbehalten.

Beim Öffnen der Schnittstelle und bei der weiter unten beschriebenen Synchronisation kann eine Sicherheitsabfrage durch Outlook erfolgen.

Dort setzen Sie den Haken für "Zugriff gewähren". In der Regel sollten Sekunden reichen. Sie können daher die Auswahl "1 Minute" stehen lassen. Dann klicken Sie auf "Ja".

(Falls sich beim Öffnen der Schnittstelle scheinbar nichts tut, dann liegt das manchmal daran, dass Outlook dieses Abfragefenster hinter die anderen geöffneten Fenster stellt und es daher nicht direkt zu sehen ist. Allerdings kommen auch selektive Funktionsblockaden durch Virenscanner als Ursache in Frage.)

Wenn Sie eine Email an einen Eintrag in meineZIELE knüpfen, überprüft meineZIELE, ob die Email-Adresse in den Kontakten hinterlegt ist. Wenn ja, wird dieser Kontakt automatisch mit in die Ein-Griff-Ablage gestellt.
 

Wichtig: Direktübernahme

In vielen Fällen werden Sie eine E-Mail in Outlook erhalten und ansehen und diese dann sofort in die 1-Griff-Ablage von meineZIELE einfügen wollen.

Dazu lassen Sie Outlook offen, wechseln auf meineZIELE und öffnen dort die gewünschte Aufgabe und von dort aus mit (1) die Outlook-Schnittstelle.

Dann genügt ein Klick auf einen der Buttons bei (3) um die E-Mail in die 1-Griff-Ablage einzufügen. Da die Schnittstelle keinerlei Ordner öffnen muss, geht das sehr schnell. Mit (4) können Sie Outlook-Mails durchsuchen.
 

Es gibt mehrere alternative Übernahmemöglichkeiten:

Outlook(1)
Übernahme der Email in die 1-Griff-Ablage

(2)
wie (1) mit zusätzlicher Ablage einer vollständigen Kopie der Email (Format msg) im meineZIELE-MailDokumente-Verzeichnis

(3)
wie (1) aber mit zusätzlicher Ablage einer Textkopie des Mailinhalts mit einer Auflistung eventueller Anhänge.

(4)
wie (3), jedoch mit sofortiger Öffnung der Textdatei zur Bearbeitung. Es ist häufig sinnvoll, den großen Ballast aus dem Email-Text gleich auszuräumen.

(5)
Erstellung einer neuen Zeile, also Anlegen einer neuen Aufgabe, mit dem Email-Betreff als Aufgabentext. Gleichzeitig in der neuen Zeile Übernahme der Email in die 1-Griff-Ablage.

meineZIELE schaltet nach der Übernahme einer Email zur Kontrolle sofort die Ansicht um und Sie sehen die Verknüpfung in der 1-Griff-Ablage.

Wenn Sie später Ihre Aufgabe ausführen und auf die Mail zugreifen möchten, dann öffnen Sie die 1-Griff-Ablage und öffnen die E-Mail durch Doppelklick auf (1). Oder Sie wählen die E-Mail aus und klicken auf das Auge (2). Sofort öffnet sich jeweils Outlook und zeigt die E-Mail an.

Wenn nur ein Eintrag für diese Aufgabe in der 1-Griff-Ablage steht, genügt selbstverständlich ein Klick auf das Icon in der Hauptansicht wie bei allen Objekten in der 1-Griff-Ablage.
 

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Termine und Aufgaben synchronisieren

Outlook Schnittstelle

meineZIELE kann durch Klick auf den Outlook-Button, Ziele, Termine und Kontakte automatisch austauschen. Die Einstellungen dazu finden Sie im Menü Optionen/Schnittstellen/Outlook.

und: Wählen Sie, welche Art von Einträgen in welche Richtung zwischen Outlook und meineZIELE kopiert werden soll. Sie können bis zu 4 verschiedene Kalender nutzen (Vorsicht bei Übertragung in beide Richtungen. Das würde Einträge duplizieren. Daher bitte bei der Verwendung mehrerer Kalender nur als Import oder nur als Export nutzen.).
In der Regel ist es sinnvoll, nur Kalendereinträge, jedoch keine Aufgaben auszutauschen. Manchmal verzichtet man auch auf Termine wie Geburtstage oder Fälligkeitstermine und überträgt generell nur Termine mit Uhrzeitangaben. Wiederholtermine wie "Mittwochs 19 Uhr Schwimmen" sind in Outlook und meineZIELE verschieden aufgebaut. Die meisten Outlook-Wiederholtermine können aber in meineZIELE übertragen werden. Es ist häufig nicht sinnvoll, diese Termine in beiden Programmen zu führen.

Outlook eignet sich nicht zur Verwaltung von Aufgaben, sobald es über simple Listen hinausgeht. Oft überträgt man nur die Termine, die in meineZIELE entstehen, nach Outlook und verzichtet auf die Übertragung in die umgekehrte Richtung.

Damit gelöschte Aufgaben nicht durch Synchronisation automatisch wieder auftauchen, ist es sinnvoll, automatisches Löschen auf der jeweils anderen Seite vorzusehen.

Wer sowohl Outlook als auch meineZIELE benutzt, wird in der Regel nur wenige Aufgaben in Outlook eintragen. Diese sind dann meist auch bald zu erledigen und sollten deshalb in meineZIELE auf "aktiv" gesetzt sein und somit automatisch in der "Heute"-Ansicht auftauchen.

In seltenen Fällen ergeben sich Situationen, in denen man einzelne Einträge zur Synchronisation auswählen möchte, während alle anderen Einträge unberührt bleiben sollen. Dann kann man die gewünschten Einträge mit dem gezeigten Icon kennzeichnen und hier festlegen, dass nur solche Termine bzw Aufgaben übertragen werden sollen.

Es gibt die Situation, dass jemand für unterwegs einen Pultordner für Papierdokumente mit dabei hat, die er in meineZIELE in der 1-Griff-Ablage organisiert hat. Dann wäre natürlich schön, wenn man auf seinem PDA, den man mit Outlook befüllt, die jeweilige Fachnummer zu sehen wäre. Outlook kennt ein solches Konzept aber nicht. Deshalb können Sie das "Doku"-Feld einfach an den Text z.B. Ihres Kundentermins anhängen lassen.

Wenn man in Outlook Kategorien benutzt und diese mit Icons meineZIELE synchronisieren möchte, wählt man geeignete Icons aus und belegt diese mit einem Text, der genau gleich lautet wie die entsprechende Outlook-Kategorie.

In meineZIELE werden auch Termine vom Anwender bewusst gelöscht und, wenn überhaupt, nur in der Erfolgssammlung wieder angesehen. In Outlook bleiben Termine einfach im Kalender stehen, egal, ob man sie wahrgenommen hat. Es ist deshalb manchmal sinnvoll, anzugeben, ob auch einige Tage der Vergangenheit mit abgeglichen werden sollen.

Outlook bietet für die Termine des Tagesgeschäfts eine Vorab-Erinnerung an. Diese kann bei Terminen, die aus meineZIELE nach Outlook übertragen werden, automatisch eingestellt werden.

Manche Anwender haben in Outlook tausende von Emails liegen. Beim Öffnen der Outlook-Schnittstelle, siehe weiter unten, ist eine Altersbeschränkung sinnvoll.

Die Kontakte können zwischen meineZIELE und Outlook synchronisiert werden. Das kann man manuell über die Kontakteliste auslösen oder automatisch bei jeder Synchronisation mit ausführen.

Sobald sich der Datenaustausch einige Zeit eingespielt hat, sollten Sie überlegen, ob Sie Ihre Daten nur noch an einer Stelle führen und die doppelte Datenhaltung aufgeben.

Bitte beachten Sie, dass meineZIELE und Outlook Termine verschieden betrachten und einordnen: meineZIELE ist zielorientiert angelegt und führt alle Einträge in ihrem Zusammenhang. In meineZIELE wird alles zum Termin, was einen Termin trägt, bleibt aber an seinem angestammten Platz in der Hierarchie der Ziele und Aufgaben. Auch so etwas wie Fälligkeitstermine sind immer im Kalender sichtbar. Outlook ist ein Kalenderprogramm. Es kennt keinen Zusammenhang zwischen Aufgaben und Terminen und führt Aufgaben mit Fälligkeitsterminen als Aufgaben.
 

Für Fortgeschrittene: Einzelner Daten-Import aus Outlook

meineZIELE kann Daten aus Outlook auch einzeln holen. Dazu können Sie mit meineZIELE direkt in die Outlook-Ordner hineinsehen. Die Nutzung dieser Schnittstelle ist nicht in allen Konfigurationen von Outlook technisch möglich und natürlich auch in den meisten Fällen nicht sinnvoll, da eine viel zu große Anzahl von Einträgen zu sehr langen Laufzeiten führt. Es ist dann nicht sinnvoll, den Ordner "Outlook" weiter zu öffnen.

Deshalb nur für Ausnahmesituationen: In Outlook-Ordner hineinsehen:

Beim Öffnen der Outlook-Schnittstelle (1) sind nur die Hauptordner (2) zu sehen. Bis dahin ist auch noch nicht wirklich ein Zugriff auf die Outlook-Daten erfolgt. Dieser Zugriff nimmt einige (und bei vielen Einträgen auch viele) Sekunden in Anspruch. Dieser Teil der Schnittstelle wird daher nur in Ausnahmefällen benutzt. Der eigentliche Zugriff auf Outlook erfolgt erst, wenn Sie durch Klick auf das + Zeichen vor einem der Ordner diesen öffnen.

Das Fenster zeigt dann die in Outlook angelegten Ordner und die jeweiligen Aufgaben. Alle Aufgaben, die bereits nach meineZIELE übernommen wurden, werden grün beschriftet.

Ordner und Einzeleinträge werden durch Anklicken mit der Maus ausgewählt.

Beim Anklicken mit der rechten Maustaste (1) bietet meineZIELE an, eine Aufgabe bzw den ganzen Inhalt eines Ordner aus Outlook abzuholen und in meineZIELE einzusetzen. Die Einträge werden bei dem Eintrag eingefügt, der in meineZIELE gerade ausgewählt ist. Ebenso kann eine Mail in die 1-Griff-Ablage eines Eintrags eingefügt werden.
 

Kontakte

meineZIELE kann Kontaktdaten mit Outlook synchronisieren wie oben beschrieben. Kontaktinformationen aus einem Nicht-Standard-Ordner holen Sie, wie soeben für Aufgaben beschrieben, mit der rechten Maustaste und dem dann angezeigten Menüpunkt ab.

Es gibt auch die Möglichkeit, die Kontakte einmalig zu übernehmen (3) oder einmalig zu synchronisieren (1). Diese Möglichkeiten finden sich am Fuß der geöffneten Kontakte-Liste.

Outlook

Außerdem gibt es hier die Möglichkeit, den gerade in Outlook geöffneten Kontakt einzeln (2) gezielt zu übernehmen.
 

Outlook Kategorien

kann Outlook_Kategorien mit Icons mit gleichlautendem Text synchronisieren.

Icons können mit Texten versehen werden (siehe Icons).

Wenn Sie dabei Texte wählen, die Sie in Outlook als Kategorien einsetzen, dann können Sie diese Outlook-Kategorien mit den entsprechenden Icons (mit exakt gleichem Text) synchronisieren. Das muss allerdings in den Optionen zur Outlook-Schnittstelle explizit angegeben werden.


 

Outlook Privat-Kennzeichen

Outlook und meineZIELE unterscheiden sich stark in der Betrachtung dessen, was "privat" ist. In meineZIELE kann man private und geschäftliche Zielefelder und Lebensrollen einfach über die "Welten" trennen. In Outlook muss jeder einzelne Eintrag als privat gekennzeichnet werden. Um beispielsweise zu verhindern, dass private Termine aus meineZIELE bei der Synchronisation mit Outlook auf einem öffentlichen Kalender sichtbar werden, können Sie auch in meineZIELE eine Markierung von Einzeleinträgen vornehmen. Zur Markierung dient ein Icon, siehe Screenshot. Bitte benutzen Sie die Funktion nicht, wenn Sie in Outlook weiter differenzieren und z.B. Termine als "vertraulich" kennzeichnen. Die Funktion ist optional.

Outlook iCloud Ordner synchronisieren

Eine besonders schnelle und elegante Möglichkeit, aktive Aufgaben und Termine mit dem iPhone zu synchronisieren, ist die Nutzung der iCloud. Dafür gibt es in meineZIELE ein eigenes Optionenfenster. iCloud muss zu diesem Zweck installiert sein. Das Programm legt in Outlook einen Ordner mit der Bezeichnung "iCloud" an. Die Synchronisation ist möglich für Termine, Aufgaben und Kontakte.

Für fortgeschrittene Anwender: Outlook selbst kann nicht zwischen dem Outlook Kalender und der iCloud synchronisieren. Es existieren zwei getrennte Kalender. Da meineZIELE mit beiden synchronisieren kann, lässt sich auch de Synchronisation dieser beiden Welten erreichen. Bitte beachten Sie aber, dass meineZIELE nur Datenfelder synchronisieren kann, die es auch selbst unterstützt. Außerdem wird es zu Informationsverlusten kommen, wenn zwischen zwei Synchronisationen ein Eintrag sowohl auf dem iPhone als auch in Outlook geändert wurde.
 

Outlook iCloud Schnittstelle