Cookie Consent by FreePrivacyPolicy.com ELO Archiv: Archivierung mit ELOoffice + meineZIELE
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Technische Anleitung
ELO Archiv

Nutzung von ELOoffice

Tipp

ELO-Benutzern ist auch möglich (Optionen), gescannte Dokumente aus der 1-Griff-Ablage beim Löschen der Aufgabe automatisch an die ELO-Postbox weiterzugeben!

Nutzung von ELO

meineZIELE ist nicht zur Langfrist-Archivierung von Dokumenten gedacht. Dafür eignet sich z.B. der Elektronische Leitz Ordner ELO. Es ist möglich, Dokumente aus meineZIELE in ELO abzulegen oder auch bestehende ELO-Dokumente an Aufgaben in meineZIELE zu knüpfen. Dazu benötigen Sie den Elektronischen Leitz Ordner ELO (ab Version 4.0)

ELO Verknüpfung belegt

meineZIELE stellt nicht selbst fest, ob Sie ELO installiert haben. Das muss in den Optionen/Dokumente/Weiterverwendung Erledigte Dokumente, siehe Abbildung, eingestellt werden. Anschließend finden Sie im Bearbeitungsfenster auch einen kleinen ELO-Button.

ELO Verknüpfung belegt1. Anmeldedaten:

meineZIELE kann ELO automatisch öffnen.
Das erleichtert die nachfolgend gezeigten
Vorgänge erheblich. Erfassen Sie dazu in den Optionen/Dokumente/Direktablage ELO Ihre Angaben für Benutzer, Passwort und Archiv. Das Passwort wird chiffriert (also geschützt) abgespeichert.

2. Verknüpfung bestehender ELO-Dokumente:

ELO Verknüpfung belegtWenn ELO bereits geöffnet ist und ein Dokument gewählt ist, dann genügt ein Klick auf den ELO Button, um dieses Dokument an die gerade geöffnete Aufgabe zu knüpfen. Elo kann aber auch durch Klick gestartet werden. Bei gerade erst geöffnetem ELO muss zuerst das gewünschte Dokument aufgerufen werden. Erst dann klicken Sie erneut auf den Button.

Ist ELO bereits geöffnet, wird automatisch eine Verknüpfung zum gerade dort angezeigten Dokument hergestellt. Dass die Zuordnung geklappt hat, sehen Sie daran, dass eine entsprechende Zeile in die Dateiliste eingefügt wird. Wenn Sie später diese Zeile doppelklicken, öffnet sich ELO automatisch und zeigt das verknüpfte Dokument.

3. Direktablage:

Sie können von meineZIELE aus Dokumente der 1-Griff-Ablage direkt in das ELO-Archiv ablegen. meineZIELE benutzt als Information über den Ablageort, sofern Sie keine weiteren Angaben machen, einfach die Einträge der Aufgaben- und Zielehierarchie und macht daraus die gleiche Hierarchie in ELO.

Im Screenshot würde also eine gescannte Telefonnotiz an ELO übertragen und in den Aktenschrank "Haupteingang innen" und den Ordner "Sicherheitsschleuse weiter zurücksetzen" übertragen. Die Übernahme der Aufgabenbezeichnungen ist aber in der Regel nur eingeschränkt sinnvoll. Sie haben daher folgende Steuerungsmöglichkeiten:

a. Sie können in den Details der Einträge ein Feld füllen, das anstelle des Aufgabentextes verwendet wird. Im Beispiel soll der Ordner statt "Sicherheitschleuse ..." einfach "Security" heißen.

b. Sie können einen generell übergeordneten Aktenschrank vorgeben:

c. Sie können auf Zwischenebenen Ihrer Gliederung zusätzliche Ebenen einfügen, getrennt durch das Zeichen # . Hier im Beispiel wird statt eines Ordners "Haupteingang innen" ein Ordner "Gebäude" und ein Unterordner "Projekt Haupteingang" gebildet.

d. Sie können alle Dokumente aus tiefer liegenden Ebenen in einem Ordner sammeln, also eine weitere Gliederung in die Tiefe in ELO verhindern. Verwenden Sie dazu am Ende ##. Im Beispiel wird in der Zeile "Umbau Zugangsbereich" als Beschriftung des ELO-Ordners "Baumaßnahmen" gewählt und darin dann alle Dokumente gesammelt, die in beliebigen Gewerken auftreten. Als Richtschnur bei gilt: Ein ELO-Ordner sollte nicht mehr als 200 Dokumente oder Ordner enthalten. Sonst wird es zu unübersichtlich. Da bei der Direktübergabe nicht über eine Ablagemaske verschlagwortet wird, sollten Sie diese Richtschnur deutlich niedriger ansetzen, z.B. bei 50.

Die eigentliche Übertragung an ELO erfolgt nun mit einem einzigen Klick, wie mit dem roten Pfeil gezeigt. ELO öffnet sich. Die Ordnerstruktur wird gesucht bzw bei Bedarf erzeugt und das Dokument abgelegt. Im Falle der Telefonnotiz sieht das in ELO so aus:

In der erzeugten Struktur links sehen Sie, wie die vorgenommenen Einstellungen berücksichtigt wurden. Die ebenfalls gemachte Angabe "Baumaßnahmen##" für die maximale Tiefe beim Eintrag "Umgang Zugangsbereich" wirkt sich auf alle nachgeordneten Einträge aus:

Ein Foto, das zum "Abbruch Wandstück" gehört, landet daher im Ordner Baumaßnahmen:

Auf diese Weise lassen sich beliebige Strukturen auf die Ablage in ELO übertragen. Die Übertragung bedeutet lediglich das Übertragen des Dokumentes in das ELO-Archiv. Die Verknüpfung zur Aufgabe bleibt erhalten. Da es sich aber jetzt um ein ELO-Archivdokument handelt, geht bei einem Doppelklick auf den Eintrag in der 1-Griff-Ablage ELO auf und zeigt das Dokument. Wird die Aufgabe in meineZIELE gelöscht, bleibt das Dokument in ELO natürlich erhalten.