Diese Seite zeigt, wie man den Zeitablauf eines Projekts darstellt:

Erst die Richtung, dann der Termin

Einzelne Termine in der Art von "Meetings" plant man direkt im Kalender. Bei Terminen in einem Projektablauf ist die Situation anders: Verschaffen Sie sich zuerst Klarheit über Ihr Ziel und die einzelnen Teilschritte, die Sie dorthin führen. Dann erst bestimmen Sie, wann Sie diese Aufgaben anpacken. In der Zeitplan-Ansicht von meineZIELE genügt ein einziger Klick, um diesen Termin festzulegen.
 

Der Blickwinkel eines Projekts

Wenn Ihre Ziele größer werden, dann verändert sich das Bild Ihrer Aufgabenliste: An die Stelle zusammenhangsloser Einzelaufgaben treten immer öfter ganze Aufgabengruppen. Und neben Ihre Lebensrollen treten in der Zielesammlung neue Top-Level-Einträge: Projekte.

Projekte können sehr klein sein, z.B. das Anlegen eines Goldfischteichs in Ihrem Garten. Und natürlich können Projekte sehr groß werden, vom Bau einer Autobahnbrücke bis zum Apollo-Projekt. Während man für Großprojekte komplexe Steuerungs- und Optimierungswerkzeuge benötigt, geht der Werkzeugbedarf bei kleinen Projekten kaum über das hinaus, was Sie bisher schon in meineZIELE vorgefunden haben.

Je größer ein Projekt wird, desto wichtiger wird der Blick auf die zeitliche Abfolge einzelner Projektschritte. Wie entwickelt sich ein Projekt in der Zeit? Um das zu sehen, benutzen professionelle Projektmanager das Gantt-Diagramm. In vereinfachter Form (für den Bau einer Autobahn verwenden Sie andere Programme) geht das mit der Zeitplanansicht von meineZIELE.

Die Zeitplan-Ansicht, kann, wie angedeutet, zur vereinfachten Erfassung von Terminen eingesetzt werden. Das Haupt-Einsatzgebiet liegt jedoch bei der Darstellung zusammenhängender Projekte, insbesondere mit mehrtägigen Planungsabschnitten wie unten dargestellt. Selbstverständlich kann der Zeitplan z.B. auch zur Darstellung einer Urlaubsplanung dienen.

 

Einstellungen

Der Zeitplan trägt eine Vielzahl von Informationen, wie in der Abbildung dargestellt. Sie finden nebeneinander aufgetragen eine Anzahl von Tagen, nur begrenzt durch die Breite des dargestellten Fensters. An der Farbe der Spalten sind Wochenenden und Feiertage, Monatswechsel und der aktuelle Tag gut zu erkennen. Monate sind abwechselnd hell und dunkel dargestellt. Geplante Termine sind als farbige Streifen darübergelegt (2).

Bei (3) stellt man die betrachteten Zeiteinheiten ein, also ob eine Spalte z.B. einen Tag oder eine Woche bedeuten soll:

1. Ein Tag (Schrittweite 5 Minuten)
2. Schrittweite: Halbe Tage (im Monatsüberblick)
3. Ganze Tage (im Monatsüberblick)
4. Woche (Termine können stundenweise erfasst werden)
5. Jahresüberblick (Termine können tageweise erfasst werden)
6. Überblick über mehrere Jahre (Erfassung monatsweise).

Mit Klicks auf die Dreiecke bewegt man sich in der Zeit. Wenn ein eizelnerTag betrachtet wird, kann man mit Klicks auf die Dreiecke Anfang und Ende des Arbeitstags einstellen.

Projektabschnitte:

Um Projektabschnitte darzustellen steht Ihnen im rechten Mausmenü als optisches Hilfsmittel eine Klammergraphik zur Verfügung, mit der Anfang und Ende des Abschnitts klar erkennbar sind.

Meilensteine:

Meilensteine können ebenfalls über das Menü der rechten Maustaste eingestellt werden. Erstellen Sie zunächst ein Element und wandeln es anschließend in einen Meilenstein (Raute) um. Klicken Sie anschließend im Diagramm (innerhalb derselben Zeile) an die Stelle, an der der Meilenstein angezeigt werden soll.

 

Termine erfassen

Neue Termine legen Sie an, indem Sie in der gewünschten Zeile und Tagesspalte in den Plan klicken. Bei mehrtägigen Terminen durch Ziehen des Mauszeigers mit gedrückter Maustaste. Durch Anfassen mit der Maus am linken oder rechten Ende können Sie das Element verkürzen oder verlängern. Wenn Sie das Element in der Mitte anfassen, können Sie es auch einfach innerhalb der Zeile verschieben. Verschiebt man mit gleichzeitig gedrückter Shift-Taste, dann bewegen sich all nachgeordneten und alle nachfolgenden gleichgeordneten Einträge mit.

Beim Bewegen der Maus über den Plan erhalten Sie umfassende Informationen:

• Termin und Kalenderwoche des überquerten Tages
• Beginn, Ende und Dauer einer überquerten grünen Markierung
• alle Termine eines Tages

Zur Urlaubsplanung werden mehrere Personen eingetragen. Vielleicht hat auch jemand zweimal Urlaub. Dann bildet man für jeden Eintrag eine Zeile. Die Streifen repräsentieren die Urlaubszeit eines Jeden:

Klappt man dann den Haupteintrag zu, werden die Einträge in die Hauptzeile übertragen und in dunkel dargestellt. Diese Farben sind in den Optionen der Kalenderfunktionen frei einstellbar.

Sowohl die Terminangaben als auch Zeitangaben (in der Stundenansicht) stimmen mit den Terminangaben der jeweiligen Zeile überein. Um Zeitangaben zu sehen, muss der Kalender auf dem richtigen Tag stehen. In der Stundenansicht gibt es deshalb die Möglichkeit, den Monatskalender zuzuschalten und einen Tag auszuwählen. Außerdem kann man sich über die Dreiecke der Überschriftenzeile um einzelne Tage durch die Zeit bewegen. Der gewählte Tag ist immer in das Diagramm eingeblendet.

 

Gantt-Diagramme

Beim Management von Projekten kommt häufig eine weitere Sache hinzu: Einzelne Projektschritte hängen voneinander ab. Solange z.B. eine Wand nicht errichtet ist, kann sie nicht verputzt werden. Je größer ein Projekt ist, desto wichtiger ist es, solche Abhängigkeiten auch darzustellen. Bei Kleinprojekten hat man solche Abhängigkeiten meist auch ohne graphische Unterstützung im Griff. Dann sollte man auf die Darstellung verzichten. Ein Diagramm ist dann am besten, wenn man nichts mehr weglassen kann.

Das Gantt-Diagramm ist in einigen Punkten auch längst überholt. Man darf nicht vergessen, dass das Gantt-Diagramm aus einer Zeit stammt - es wurde schon vor dem ersten Weltkrieg entwickelt - in der man keinen PC zur Verfügung hatte. Auf- und zuklappen, wie es bei meineZIELE selbstverständlich ist, war damals nicht möglich. Auch das Verschieben auf einem Kalenderhintergrund war nicht möglich. Bei kleinen Projekten sollte man sich jedenfalls von formalen Zwängen lösen und sich auf das konzentrieren, was erfolgsrelevant ist.

Bei großen Projekten dagegen will man aus der komplexen Zusammensetzung vieler Abhängigkeiten einen sogenannten "kritischen Pfad" ermitteln. Jede Zeitüberschreitung auf diesem Pfad hält das gesamte Projekt auf. Wenn sich beispielsweise Maurerarbeiten verzögern, wird vom Zimmermann bis zum Maler fast jedes Gewerk verschoben werden müssen. Für solche Zwecke braucht man nicht nur ein Projektmanagement-Tool wie z.B. MS Project. Man benötigt auch eine Menge Knowhow und genaue und zuverlässige Planungsdaten.

Bei Kleinprojekten, wie sie mit meineZIELE abgebildet werden, genügt es, einfach nur zu sehen, wo solche Abhängigkeiten sind und ob sie gegebenenfalls durch die aktuelle Planung verletzt werden. Diese Abhängigkeiten stellen Sie her, indem Sie mit der Maus ein Element auf seinen logischen Nachfolger ziehen. Ist die zeitliche Abfolge verletzt, dann wird der Pfeil automatisch in rot dargestellt.

Löschen einer Verbindung erfolgt, wenn Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Startpunkt des Pfeiles klicken. Diese Verknüpfungen sind auch in der 1-Griff-Ablage sichtbar und können auch dort gelöscht werden.

Manchmal steht man aber auch vor der gegenteiligen Situation: Viele Teil-Baustellen sind gleichzeitig begonnen. Man möchte visualisieren, wie weit einzelne davon bereits vorangeschritten sind. Dafür verwendet man den Fertigstellungsgrad. Dieser kann in den Details jedes Eintrags eingestellt werden. Am einfachsten geht es aber, wenn man einfach bei gedrückter Strg-Taste in das jeweilige Element hineinklickt. Auch für diesen Fertigstellungsanteil ist die Farbe in den Optionen frei einstellbar.

Im Beispiel unten liegt bei (1) der heutige Tag. Die Aufgabe "Schulung" ist also genau im Plan und könnte am Tagesende auf 100% gestellt werden. Der Fortschrittsanteil wird nur gezeigt, wenn der zugehörige Button, siehe Abb. rechts (oben), gedrückt ist. Der untere Button üffnet die Einstellungen.