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Technische Anleitung
Scrum

Scrum Projektmanagement

Warum Scrum mit meineZIELE?

Für Scrum Projektmanagement setzt man meist stark spezialisierte Tools ein:

  • sehr einfache Tools mit Schwerpunkt auf der graphischen Darstellung des Scrum Boards
  • komplexe Tools wie Azure DevOps von Microsoft

Der erste Fall kann im Grunde verwendet werden wie ein Flipchart. Der zweite Fall braucht in der Regel einen professionellen Scrum-Master und lohnt sich nur bei entsprechend großen Projekten. Wenn Sie aber schon ein so mächtiges Zeitmanagement-System wie meineZIELE einsetzen, dann doch auch für Scrum. Das meineZIELE-Scrum-Board ist funktionsstark und trotzdem einfach zu handhaben. Es hat folgende Vorteile:

  • Für die Teilnehmer im Team bedeutet das eine voll integrierte Aufgabenübernahme einschließlich aller Dateiverknüpfungen etc.
  • Für die Teilnehmer werden Scrum-Aufgaben und sonstige Aufgaben nicht als Inseln getrennt
  • Mit meineZIELE sind auch Multiprojekt-Situationen ganz einfach (Auch Projekte von ganz verschiedenen Standorten)
  • meineZIELE bietet bei Bedarf die zusätzlichen Möglichkeiten des Projektmanagements wie Gliederung, Gantt-Diagramm, Abhängigkeiten, Meilensteine etc.

Scrum ist nur eine Methode unter vielen, die Sie mit meineZIELE umsetzen können. Die Methode ist daher nahtlos integriert.

Scrum

Was ist Scrum?

Scrum ist ein vergleichsweise einfaches Projektmanagementsystem. Im Zentrum steht das Scrum-Board, eine Plantafel, auf der einzelne Aufgaben Personen zugeordnet und verfolgt werden. Scrum wird eingesetzt, wenn Flexibilität und kurze Feedbackschleifen im Vordergrund stehen. "Schwer planbare Projekte", etwa in der Software-Entwicklung, sind deshalb das Haupt-Einsatzgebiet.

Eigentlicher Motor von Scrum ist aber nicht die Plantafel, sondern die tägliche Projektbesprechung mit Rückblick, Tagesvorausschau und Problembesprechung jedes Projektteilnehmers. Auch der eigentliche Projektfortschritt erfolgt in vergleichsweise kurzfristigen, sogenannten "Sprint"-Zielen.

Scrum Board an der Wand?

Scrum mit der Plantafel an der Wand? Das mag veraltet sein, aber es ist nicht halb so blöd wie viele denken und oft sogar die schlaueste Lösung. Vor dem Scrum-Board an der Wand reden die Menschen miteinander.

Als käufliche Produkte gibt es dazu nicht nur die bewährten magnetischen Whiteboards, sondern auch Scrum Sets in Form von magnetischen wiederbeschreibbaren Karten.

Es empfiehlt sich auch bei Verwendung eines Scrum-Sets im Zweifelsfall ein eher größeres Whiteboard, um Platzreserven zu haben.

Scrum per Software

Die Scrum-Methodik kann man natürlich mit erheblichem Gewinn auch per Software nutzen. Spätestens wenn Team-Mitglieder remote mitarbeiten, ist dieser Schritt ohnehin fällig.

Doch wenn Sie sich für ein Software-Hilfsmittel entscheiden, dann richtig: Fortschritt bedeutet nicht, dass man jetzt mit Software einfach nur das tut, was man auch auf der Plantafel an der Wand schon konnte. Auch vom nostalgischen Aussehen der Plantafel sollte man sich dann lösen.

Das Scrum-Board von meineZIELE

Scrum Projektmanagement ist eigentlich eine Methode, die äußerlich ganz anders aussehen kann. Das typische Aussehen des Scrum-Boards gibt es aber auch in meineZIELE.

 

Scrum-Board

 

Mit dem Board zieht man aus der gesamten Projektgliederung Aufgaben in die Spalte "Zu tun" und dann immer weiter, bis "Erledigt". Man empfindet damit die Plantafel an der Wand einfach nach.

Die "Karten" auf dem Scrum-Board stellen also Aufgaben dar. Es gelten dieselben Funktionen wie anderswo in meineZIELE: Der 1. Klick wählt die Aufgabe. Der 2. Klick öffnet sie. Man kann die Karten auf den Fuß des meineZIELE Fensters ziehen und dort einer Person zuordnen...

Drei spezielle Funktionen kommen in Form von Buttons hinzu:

  • Einträge splitten: Wenn eine Untergliederung existiert, dann kann man an Stelle einer Scrum-Karte für die gesamte Aufgabe einzelne Karten für jede Unteraufgabe bilden
  • Einträge zusammenführen: Der umgekehrte Vorgang, also mehrere Karten einer Gliederungsebene durch die übergeordnete Aufgabe ersetzen
  • Aufgaben können von ganz verschiedenen Stellen einer möglicherweise sehr großen Projektgliederung stammen. Mit einem Klick auf diesen Button öffnet man die Gliederung an der betreffenden Stelle.

Als Vorgehensweise bei erledigten Aufgaben empfiehlt sich hier wie bei der "Top-3-Methode" der Sprung zum Herkunftsort der Aufgabe, dort löschen und gleich die richtige Folge-Aufgabe aktivieren, sprich auf das Scrum-Board bringen.

Scrum

Was ist ein Sprint?

Beim traditionellen Projektmanagement, etwa wenn eine Brücke oder eine chemische Anlage gebaut wird, plant man im Grund das ganze Projekt voraus. Wesentliche Planungsgegenstände sind dort die Gewerke, wie z.B. beim Hausbau die Dachdecker- oder die Gipserarbeiten. Scrum dagegen kennt solche Gewerke nicht. Das Scrum-Projektmanagement stellt kurzfristige Ziele (z.B. für zwei Wochen) in den Mittelpunkt. Diese Kurzfristziele nennt man Sprints. Jeder Sprint soll geprüfte, ablieferbare Funktionalität erzeugen. Als überprüfbare Etappen des Projektfortschritts sind sie vergleichbar mit den Meilensteinen der traditionellen Projekte.

Ein Eintrag in meineZIELE wird zum Sprint, indem man die Kategorie "Sprint" wählt.

Scrum Sprint als Ziellinie

Scrum lässt sich selbstverständlich ganz einfach in der Zieleansicht durchführen. Die sinnvollste und flexibelste Form des Scrum-Boards ist die Mehrtages-Variante der Heute-Ansicht. Sie kann eine Zeitplanung und bei Bedarf auch Abhängigkeiten visualisieren.

Sichtbar ist der Sprint dort als rote Deadline.

Scrum

Wer macht was?

Scrum lebt von sehr kurzfristigen Feedbackrunden. Manchmal wöchentlich, in der Regel aber täglich wird der erzielte Fortschritt besprochen. Auch die Aufgabenzuteilung an Personen erfolgt nicht zwingend vollständig zu Beginn des Sprint, sondern kann Gegenstand der Dailies, der täglichen Projekt-Besprechungen, sein.

In meineZIELE ordnen Sie die verantwortliche Person z.B. über das Detailfenster des jeweiligen Eintrags zu. Am schnellsten geht das Delegieren, wenn Sie den Eintrag mit der Maus auf die Ansichtenleiste unten ziehen. Dann werden dort die Teilnehmer eingeblendet. Einfach ablegen. Fertig.

Scrum Status bereitstellen

Welcher Status?

Scrum verwendet Status wie "zu tun", "in Arbeit", "zu prüfen", "fertig". Legen Sie die Status fest, die Sie verwenden wollen (Optionen / Projekte / Status) (1)

In meineZIELE wird in der Scrum-Board-Ansicht der Status durch den Platz der Aufgabe in einer bestimmten Spalte symboliert, in allen anderen Ansichten durch eine Farbe. Ordnen Sie daher jedem der verwendeten Status eine Farbe zu (2). Zugeordnete Icons werden in der Regel nicht benötigt (3).

Scrum

Der aktuelle Stand

Das Scrum Board zeigt jetzt für jede Aufgabenzeile eine Karte, eventuell mit Fortschrittsanzeige, und darauf als Icon das Teammitglied, das die Aufgabe ausführt. Verwendet man die Anpacken-7-Tage-Ansicht als Scrum Task Board, wird die Aufgabe mit ihrer Dauer als Gantt-Element gezeigt, ebenfalls mit dem ausführenden Teammitglied. Die Umrandung des Teammitglieds zeigt durch ihre Farbe den Status. Ein Mausklick (rechts vorwärts, links rückwärts) ändert den Status.

Einfach halten!

Scrum Projektmanagement soll einfach sein. Lassen Sie sich deshalb durch die zusätzlichen Möglichkeiten von meineZIELE nicht verführen, Unnötiges zu planen. Aber bei dem stehen zu bleiben, was man mit einer Plantafel an der Wand auch schon konnte, ist ebenfalls Unsinn.

 

Scrum Task Board

 

Scrum ist als Methode für ein einzelnes Projekt ausgelegt. In der realen Welt kann ein Projektmitarbeiter aber durchaus auch mehreren Scrum-Teams zuarbeiten. Als Projektmitarbeiter verwendet man als Mittel der Wahl in beiden Fällen die Multiprojekt-Ansicht. So hat man immer mit einem einzigen Mausklick alle Projektaufgaben auf dem aktuellen Stand.