Warum Aufräumen falsch ist

Überbordende Schreibtische sterben aus. Das Chaos aus Dateien und E-Mails auf dem PC nimmt dafür täglich zu. "Schreibtischorganisation" bleibt wichtig. Mehr denn je sollten wir "weg-organisieren statt aufräumen".

Um das Problem zu lösen, unterscheiden wir drei Arten von Dokumenten:

• Tote Dokumente
• Knowhow-Dokumente
• Lebende Dokumente

Unsere Maßnahmen passen wir an:

• Tote Dokumente: Alles Erledigte gehört ins Archiv oder in den Papierkorb. Weg damit
• Knowhow-Dokumente: Alle Arten von Anleitungen und Wissen hat auf dem Schreibtisch nichts zu suchen. Für kleinteiliges Knowhow verwenden wir die Spickzettel-Methode. Den Rest räumen wir tatsächlich auf, werfen ihn weg oder behandeln ihn wie lebende Dokumente
• Lebende Dokumente: Das ist der Löwenanteil: Papierkram, der zu laufenden Aufgaben gehört. Das ist der Teil, den wir keinesfalls aufräumen, sondern unbedingt weg-organisieren müssen

Beim Papierkram wie bei den Dateien geht es nicht um Ordnung oder gutes Aussehen. Deshalb geht es auch nicht um Aufräumen. Es geht um einen klaren Kopf. Alles aus dem Blickfeld haben und doch alles griffbereit. Darauf kommt es an.

Wie organisiere ich meinen Schreibtisch?

Ein unordentlicher Schreibtisch hätte beim Chef einen schlechten Eindruck hinterlassen. Er ist schließlich ein Arbeitshemmnis und mindert Ihre Leistung. Aber im PC? Wo es gar keiner sieht? Da ist es leider immer noch ein Arbeitshemmnis und mindert Ihre Leistung.

Also Aufräumen? Nein: Griffbereite Unterlagen schaffen. Das ist etwas ganz anderes. Und das wirkt. Mit meineZIELE gelingt Ihnen ein freier Schreibtisch. Jedes Dokument ist mit einem einzigen Griff zur Hand. Und mit elektronischen Dokumenten wirkt es genauso. Das schafft mehr als nur klaren Überblick.

Wie schafft man griffbereite Unterlagen?

Was Sie gleich auf dieser Seite sehen, sind keine Reklamebilder: Ich habe sie persönlich bei einem Kunden fotografiert.
Einfach so, wie ich die Situation vorgefunden habe. Vor dem "Weg-organisieren" und hinterher. Nicht durch Aufräumen, sondern mit meineZIELE.

• Mit meineZIELE nutzen Sie das Organisationsprinzip der "Chaotischen Ablage"
• Ihr Schreibtisch ist frei und trotzdem sind Papiere mit einem einzigen Griff zur Hand
• Elektronische Dokumente zu laufenden Aufgaben bringt meineZIELE mit einem einzigen Klick auf den Bildschirm
  1. Z.B. beliebige Dateien auf Ihrem PC
  2. Scan-Dokumente
  3. Webseiten
  4. Emails aus Outlook
  5. Dokumente aus ELOoffice oder OneNote
  6. und vieles mehr
• Es gibt Blätterfunktionen, Vorschaubilder und Bearbeitungsfunktionen wie Zuschneiden von Scan-Dokumenten
• Mit meineZIELE gelingt ein freier Schreibtisch, Ordnung auf dem PC und Ihre Dokumente sind griffbereit.

Was macht den freien Schreibtisch so wichtig?

Bedrucktes Papier lenkt ab. Und große Mengen davon schaffen ein bedrückendes Gefühl von Kontrollverlust und Stress. Was nicht zur laufenden Aufgabe gehört, muss weg.

 

So läuft es allzu oft

Vielleicht haben Sie gerade aus einer Besprechung einen Vertragsentwurf mitgebracht. Der liegt jetzt auf Ihrem Schreibtisch. Gleich neben der Notiz von heute Vormittag und den Briefen von gestern. Vor Donnerstag werden Sie nicht zur Bearbeitung kommen. Also einfach auf den Stapel damit. So läuft das oft. Der Stapel wird wachsen und in ein paar Tagen wird nichts mehr griffbereit sein.

Ein klarer Kopf braucht einen freien Schreibtisch. Wir brauchen überblick und Klarheit.
Doch Aufräumen ist keine Lösung. Denn wer aufräumt, muss am nächsten Tag wieder aufräumen.

Und so geht es richtig

Wie wäre es mit einem Pultordner? Sie legen den Vertrag in ein freies Fach, sagen wir Fach 18. Dann notieren Sie die 18 hinter Ihrer Aufgabe "Vertrag überarbeiten". Fertig. So machen Sie das mit allen Papieren. Ihr Schreibtisch ist leer.

 

 

So hat es auch der Kunde aus dem Echtbeispiel gemacht. Es funktioniert.

 

 

Inzwischen sind Jahre vergangen. Der Schreibtisch sieht immer noch so aus.

Sonderfälle und wichtige Details

Klar, dass es da Sonderfälle gibt. Besonders dicke Unterlagen etwa, die wir lieber in einem Hängeregister ablegen. Und für Kollegin Katja brauchen Sie noch einen zweiten Ordner. Also schreiben Sie für Fach 5 nicht nur "5", sondern "A5" für Ihren Ordner. Dazu gegebenenfalls "B5" für Katjas Ordner oder "H5" für eine Hängemappe.

Außerdem muss man jedesmal suchen, wo denn ein Fach im Pultordner frei ist. Aber da kommt schon wieder meineZIELE ins Spiel. Das Ganze macht man ja nicht mit Papier und Bleistift. Wir nutzen eine clevere Ziele- und Zeitmanagement-Software. meineZIELE weiß dann natürlich, welche Fächer belegt sind und schlägt Ihnen freie Fächer vor ...

meineZIELE verwaltet natürlich auch Ihre elektronischen Dokumente. Einscannen mit einem einzigen Mausklick. Und wenn die Aufgabe angepackt wird, einfach wieder nur ein einziger Klick. Das gescannte Dokument ist auf dem Bildschirm.

So geht das mit beliebigen Dateien, mit Emails und mit Kontakten. Einfach, wirksam und blitzschnell. So wird zieleorientierte Büroorganisation ganz einfach.

Wie geht es weiter?

Ein freier Schreibtisch gehört zu den vier wichtigsten Nutzen von meineZIELE:

• Ziele erreichen
• Wichtigeres erledigen
• Alles griffbereit haben
• Erfolgreicher durch Strategie

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