Diese Seite zeigt, wie Sie Checklisten, Projektdateien und Info-Dateien einsetzen:
Checklistenorganisation
Um komplexe, wiederkehrende Aufgaben ohne Zeitverlust, zuverlässig und lückenlos abzuwickeln zu können, arbeiten wir gerne mit Checklisten. Ein einfaches Beispiel ist der Gebrauch eines technischen Geräts, Wartungsarbeiten, Abschlussarbeiten, Urlaubsvorbereitung etc.
Da ein Programm wie mZ den Gebrauch von Checklisten so einfach macht, lohnt es sich auch, sie für alltägliche Arbeiten einzusetzen. So werden Checklisten z.B. auch benutzt, weil man eine Aufgabe dadurch schnell mit allen Detailaufgaben dargestellt bekommt. (So hat man auch viele Zeilen zum Durchstreichen, wenn man sie erledigt hat. Das kann man nutzen, um sein Selbstwertgefühl zu verbessern.)
Checklisten anlegen
Eine Checkliste ist eine Datei genau wie Ihre Ziele- und Aufgabenliste. Sie können sie als neue Datei oder durch Teilexport aus Ihrer Ziele-Datei erstellen. Checklisten können Dokumentverknüpfungen etc. über die Ein-Griff-Ablage enthalten.
So funktioniert ein Teilexport:
Zunächst wählen Sie die Einträge aus, die als Checkliste
exportiert werden sollen.
Das kann z.B. ein bestimmter
Wirkungskreis (= Rolle/ Zeile auf höchster Hierarchiestufe)
sein.
Sie können auch eine Selektion
(z.B. anhand von
verwendeten Icons) vornehmen.
Eine dritte Möglichkeit wäre, die
gewünschten Einträge mit einem Auswahlrahmen zu markieren.
Im nächsten Schritt öffnen Sie im Menü "Import / Export" den Bereich "Teilexport". Wählen Sie hier entsprechend Ihrer Auswahl die gewünschte Aktion aus:
Checklisten direkt einfügen
Eine Checkliste, die man tagtäglich benötigt, legt man in das automatisch angelegte Verzeichnis .../Zusatzdokumente/Checklisten. mZ erkennt diese Checklisten automatisch und erstellt dafür Menüpunkte im Menü der rechten Maustaste. Um sie zu nutzen, klickt man einfach mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag, wählt "Checkliste laden" und dann die gewünschte Checkliste.
(Beachten Sie: Solange keine Liste in diesem Verzeichnis erfasst ist, sind auch keine Menüpunkte dazu vorhanden.)
Checklisten an Einträge knüpfen
Bei den komplexeren Fällen wird man oft Checklisten als Information an einen Eintrag knüpfen und erst bei Bedarf die eigentliche Liste laden. Mit dem Checklisten-Button (1) können Sie andere meineZIELE-Dateien an einen Eintrag knüpfen oder einfach aktuell aus der anderen Datei laden. Die Verknüpfung erfolgt wie bei anderen Dateien über einen normalen Datei-Öffnen-Dialog.
So können Sie z.B. eine Checkliste erstellen, etwa für einen Jahreswechsel, für die Urlaubsfahrt etc. Gerade bei Checklisten ist es nützlich, sie in hierarchischer Form zu gestalten (und leicht umordnen zu können). Checklisten werden eingefügt wie alle anderen Dateien der Ein-Griff-Ablage. Durch Öffnen einer Zeile und Doppelklick auf den Checklisteneintrag in der Ein-Griff-Ablage (2) können Sie nun direkt hinter dem betreffenden Eintrag die Checkliste einfügen.
Auch direktes Anklicken des Bäumchens (3) in der Iconspalte fügt die Einträge der Checkliste inclusive aller dort gesetzten Icons und Ablagevermerke ein.
Relative Checkliste
Es gibt Situationen, in denen man eine Checkliste in einer bestimmten Datumsabfolge abarbeiten möchten. Typisches Beispiel wäre der sich über mehrere Tage oder Wochen hinziehende Saisonstart eines Gastronomiebetriebs.
Dazu legen Sie die Checkliste mit Terminen an. Die erste Zeile der Checkliste muss den Referenztermin enthalten. Will man dann beispielsweise, dass Zeile 5 immer drei Tage nach dem Start der Checkliste ausgeführt wird, dann setzt man in diese Zeile einen Termin drei Tage nach dem Referenztermin.
Das Startdatum der Checkliste wird dann festgelegt in dem Eintrag, an den die Checkliste angehängt wird. Dieser Eintrag muss einen aktiven Termin tragen. Dann wird beim Einfügen der Checkliste automatisch jedes Datum der Checkliste angepasst. Was in der Original-Checkliste drei Tage nach dem Referenztermin liegt, liegt beim Einfügen drei Tage nach dem Startdatum etc.
Beispiel
Sie finden das Beispiel für die Checkliste in beispiel4.xml Die Checkliste selbst steht in beispiel5.xml
Projektdateien
Bei der Zusammenarbeit im Team ist es nicht immer sinnvoll, Aufgaben hin und her zu bewegen. Vielmehr möchte man direkt in einem Projekt ein paar Änderungen vornehmen und diese Informationen anschließend wieder Anderen zur Verfügung stellen. Häufig wäre es gut, eine solche Projektdatei in die eigene Zieleliste einfach ein- und später wieder ausgliedern zu können.
Man kann deshalb eine meineZIELE-Datei im Menü "Import/Export" als Projektdatei einchecken. Die Datei wird dadurch für andere Teammitglieder zur Bearbeitung gesperrt, kann aber noch gelesen werden. Beim Einchecken wird immer zuerst eine Farbe abgefragt, die dann für die Kennzeichnung der eingefügten Einträge verwendet wird. Zum aus-checken öffnet man die erste Zeile des markierten Bereichs und öffnet wieder das Menü Import/Export. Änderungen und Ergänzungen werden für Andere erst sichtbar, wenn die Datei wieder ausgecheckt ist. Dabei werden alle Einträge auf die Originaldatei zurückgespeichert und aus der eigenen Datei entfernt. Die Originaldatei wird dadurch auch zur Änderung wieder freigegeben.
Wenn eine Datei öfter eingecheckt werden soll, dann kann man diese Datei auch als Link in die 1-Griff-Ablage einbinden und von dort aus öffnen.
Die farbige Kennzeichnung erlaubt es auch, eine Vielzahl gleicher Projekte nach einer Vorlage zu bilden, z.B. für gleichartige Kundenprojekte.
Info-Dateien
Manchmal möchte man auch einfach nur über ein Projekt regelmäßig informiert sein und selbst gar keine Einträge ändern. Das Einchecken einer Info-Datei erfolgt analog zu den Projektdateien. Es erfolgt keine Sperrung der Originaldatei. Außerdem gibt es die zusätzliche Funktion zur Aktualisierung, mit der die Einträge entfernt und neu eingelesen werden.
