Paul ist genervt. Er will in Ruhe arbeiten und nachdenken.
Doch er wird immer wieder unterbrochen. Unnötige Anrufe. Ständig neue
Whatsapp-Nachrichten. Immer wieder will jemand etwas wissen. Und wenn er
ehrlich ist, dann wird er selbst immer wieder Opfer von Aufschieben, falschen Prioritäten, Tagträumen
und Schwatzhaftigkeit. Er lässt sich einfach zu oft ablenken.
Dieses Problem hat doch eigentlich jeder. Kann man da mit Arbeitsmethodik überhaupt etwas tun? Paul will mit meineZIELE ein wirksames
Entstör-Programm für seinen Arbeitsplatz durchzuführen.
In den Zeitmanagement-Infos von
methode.de hat sich Paul schon einige Informationen und Ideen geholt. Da
lässt sich wirklich etwas machen. Paul ist klar geworden: Der entscheidende Schritt
ist eine gründliche Bestandsaufnahme. Gerade beim Thema "Störungen am
Arbeitsplatz" ist das allein oft schon die halbe Lösung. Paul will
erst mal alle Arten von Störungen aufschreiben, wie sie kommen
eine Strichliste führen, wenn sich etwas wiederholt
bei langen Unterbrechungen auch mal Zeiten messen
die größten Störfaktoren der Reihe nach abstellen
(und alles, was einfach geht, natürlich sofort)
Sehen wir uns an, wie er vorgeht:
Paul benutzt die Datei-Vorlage
Das Beispiel wird vom Programm aus geöffnet: Menü Knowhow >
Beispiele > Ziele > Störungen.
Was gibt es zu lernen?
Klar, dass auch hier eine Gliederung erstellt wird, wie in anderen Beispielen.
Besonders interessant ist hier,
wie man eine Strichliste erstellt
wie die Zeiterfassung funktioniert
wie man den "Schnell-Querschnitt" benutzt
Strichliste
Paul benutzt die "Ziele"-Ansicht. Dort gibt es alle Funktionen, die er zum Zählen,
Messen und Anpacken braucht. (So etwas wie eine spezielle
"Störungsbekämpfung"-Ansicht gibt es natürlich
nicht.)
Paul erfasst also zwei Wochen lang nach und nach
alle Arten von Störungen, die seine Arbeit in irgendeiner Weise
beeinträchtigen. Er gliedert sie in Gruppen (z.B. Anrufe, äußerliche
Einflüsse, selbst verursacht, etc). Die Spalte für die Zählstriche ist in der
Beispiel-Vorlage schon angelegt. Sonst würde er in den Bereich oberhalb
der Gliederung klicken, um den
Spaltenaufbau anzupassen.
Paul zählt nun die Störungen, indem er z.B.
bei jedem Anruf, in das Striche-Feld hinter der jeweiligen Zeile klickt.
Rechtsklick ergänzt einen Strich, Linksklick entfernt einen.
Zeiterfassung
Paul will es bei den Anrufen ganz genau wissen, denn manche dauern einfach viel zu
lang. Er will die Zeiterfassung-Funktion dafür nutzen.
Zum Start der Zeitmessung für eine Zeile zieht man das
Zeiterfassungs-Icon
aus dem Icon-Vorrat auf einen der Icon-Platzhalter hinter der
entprechenden Zeile. Alternativ können Sie Zeitmessung auch über
das Menü der rechten Maustaste starten. Ein erneuter Klick auf
das Icon stoppt die Zeitmessung.
Die gemessene Zeit wird in den Spalten "Dauer Minuten" bzw.
"Dauer Stunden" angezeigt. Im Beispiel sind die Spalten schon
da. Sonst würde Paul einfach wieder den Spaltenaufbau
anpassen.
In der Spalte "Zielerfüllung" kann die gemessene Dauer
grafisch dargestellt werden.
Weitere Informationen zur Zeiterfassung finden Sie in
der
Nutzungsanleitung.
Um Störungen beseitigen zu können, muss man sie zunächst
einmal kennen und ggf. genauer betrachten. Dann finden sich
auch fast immer Lösungen, wie sie auch beseitigt werden können.
Der Querschnitt
Zwei Wochen später hat Paul eine lange Liste zusammengetragen und viele Striche
gesetzt. Jetzt will er wissen, welche Störung denn nun die meisten Striche hat. Am
liebsten hätte er einfach eine Sortierung nach Anzahl.
In einer verästelten Gliederung können einzelne Einträge mit Zählstrichen auf ganz
verschiedenen Ebenen stehen. Um so etwas trotzdem sortieren zu können, braucht man
die Querschnitt-Funktion. Querschnitte könnte man beliebig kompliziert mit eigenen
Filtern zusammenbauen. Aber die allermeisten Fälle sind so einfach wie dieser: Ein
Klick auf das Querschnitt-Symbol genügt:
In der Titelzeile ist, nachdem Paul einige Zeilen mit Strichen gefüllt hatte, ein
kleines Icon mit einem Q erschienen. Wenn man darauf klickt, ordnet und sortiert
meineZIELE die Gliederung zu einer Liste um. (Mit der Escape-Taste kommt man wieder
zurück)
Die Liste zeigt jetzt nur noch die Haupt-Gliederungsebene und dazu alle Zeilen, die
auch tatsächlich Striche haben. Diese sind innerhalb der Hauptgruppen sortiert .
Paul stellt auch fest: Man kann ganz leicht feststellen, wo eine Zeile in der
Original-Gliederung stand: Einfach den Mauszeiger über das neu aufgetauchte
Wegweiser-Symbol bewegen.
Paul entdeckt noch etwas: Eigentlich wäre es in diesem Fall besser, wenn die
Sortierung über die gesamte Datei ginge. Die Gruppen braucht er garnicht. Das geht
ganz einfach: Er drückt Escape und hat wieder seine Gliederung zurück. Jetzt klickt
er erneut auf das Querschnitt-Icon, diesmal aber mit gedrückter Shift-Taste. Und
siehe da: Er hat seine Gesamtliste, wie gewünscht:
Anpacken
Und jetzt geht es los: Paul geht die Störungen der Reihe nach an. Zwar findet er
nicht überall gleich eine einfache Lösung. Aber auch wenn nur ein Drittel weniger
Störungen auftreten, wird es spürbar ruhiger.
Paul erkennt: Man findet fast immer einige "low hanging fruit", leicht erreichbare
Früchte, die schnell und mit geringem Aufwand verhältnismaßig großen Ertrag bringen.
Das ist auch bei seinem Energie-Spar-Projekt so.