Teamarbeit mit dem "Multiprojekt-Zyklus"

Teamarbeit wird durch regelmäßige Besprechungen gesteuert. Man bearbeitet eine Agenda mit Themen und Problemen eines Projekts oder aus dem Arbeitsbereich des Teams. Zu jedem Punkt wird festgelegt, was zu tun ist. Außerdem legt man Details fest, z.B. wer verantwortlich ist und bis wann das Ergebnis vorliegen soll. Ein Maßnahmenplan entsteht. Er ist gegliedert und aufgebaut wie die persönliche Ziele-Gliederung in meineZIELE und hat einfach nur ein paar zusätzliche Spalten.

Die Arbeit an diesem gegliederten Plan findet zyklisch statt von Besprechung zu Besprechung. Man spricht daher von einem Team-Zyklus, Multiprojekt-Zyklus oder Tagesordnung/Maßnahmen-Zyklus.

Im Idealfall arbeitet man mit dem Projektor auf der Leinwand

Der Multiprojekt-Zyklus

Tagesordnungspunkte werden gesetzt, weil Probleme auftauchen oder Projektschritte an der Reihe sind. Es werden Maßnahmen beschlossen, bis zur nächsten Runde ausgeführt, dann kontrolliert oder fertig gemeldet. Und mit neuen Problemen und Projektschritten beginnt der Kreislauf von vorne

Dieser Multiprojekt-Zyklus, ist Dreh- und Angelpunkt vieler Formen von Teamarbeit. Typisch sind nicht nur Einzelprojekte, sondern auch die "tägliche Meister-Sitzung", das "Vertriebs-Meeting jeden Montag", die wöchentliche Beriebsratssitzung und viele mehr.

Zur Verwaltung dieser Teamarbeit verwendet man einfach in Tabellenform einige weitere Informationen: Z.B:

• Problem
• Massnahme
• Wer? (nur eine Person ist verantwortlich)
• mit wem? (mehrere Personen können mitwirken)
• Priorität (bei Teamarbeit sollte man die die Priorität nicht durch die Reihenfolge darstellen, um den Teilnehmern die Orientierung zu erleichtern. Verwenden Sie stattdessen Strichliste oder Ampel-Icons)
• Termin
• Aufgabenalter (nur bei schleppendem Projektverlauf)
• Hilfsmittel (z.B. benötigte Räume, Geräte)
• Kontakte
• Budget
• Sonderspalten (mit mZ oft durch Icons abzudecken, es gibt aber auch Freifelder)

Information verteilen

Wegen der großen Bedeutung gemeinsamer Ziele sollte mit mZ mit dem Projektor auf der Leinwand vor aller Augen gearbeitet werden.

Beteiligte Personen können Aufgaben über die Teamfunktionen automatisch in die persönliche Zieledatei übertragen bekommen. Alternativ kann man automatisch eine Webseite erzeugen lassen (Optionen/Schnittstellen/Export)

Auch Druckausgaben sind noch immer in Gebrauch. Da in vielen Situationen längere Beschreibungstexte benötigt werden, kann meineZIELE auf dem Ausdruck in der "Kombi-Spalte" die Informationsfelder "Problem", "Zusatzinfo" und "Maßnahme" dreifarbig kombinieren.

Die Detail-Infos

Ein Ziel ist mehr als ein paar Stichworte. Eine Fülle von zusätzlichen Informationen wie Termine, Budgets, Ort, Dauer oder Fertigstellungsgrad kann nötig werden.

An die Zusatzinfos eines Eintrags gelangt man durch Klick auf das + hinter der Zeile.

Sie können aber auch den Spaltenaufbau verändern (Klick auf Überschriftenzeile) und dann direkt in den Spalten Informationen eintragen.

Wenn in den Feldern Zusatzinfo, Problem oder Maßnahme etwas eingetragen ist, dann können Sie das an der Farbe des + Zeichens hinter dem Eintrag erkennen. Beim Überstreichen des + mit dem Cursor wird die Information angezeigt.

Detail-Infos bearbeiten: Hier finden Sie Infos zum Detailfenster.

Die Bearbeitungsnummer

Multiprojektmanagement bedeutet in vielen beruflichen Situationen, dass Kollegen Problemfälle melden und diese dann abgearbeitet werden. Das ist z.B. häufig so in der Anwenderbetreuung der EDV-Abteilung oder in der "Betriebsinstandhaltung". Typisch ist eine Vielzahl von Problemen, die auch noch häufig ganz ähnlich klingen. Man unterscheidet diese Problemfälle durch eindeutige Bearbeitungsnummern. Andere Bezeichnungen wie Ticket-Nr., Projektnr. oder Case-Nr. sind ebenfalls gebräuchlich. In mZ wird einfach die kürzeste Bezeichnung, "Case-Nr." verwendet.

Die Case-Nr. kann als Spalte ausgewählt und bearbeitet werden. Um einer Zeile die nächste freie Case-Nr. zuzuordnen, klicken Sie einfach auf den Button in der Werkzeugleiste. Wenn mehrere Personen Nummern vergeben, legen Sie die Datei, in der die Nummer fortgeschrieben wird, auf ein Verzeichnis im Netz. Der Pfad steht in den Optionen unter "Team".

Besondere Team-Konstruktionen

Gelegentlich werden Teams mit meineZIELE in besonderer Weise organisiert. Ein Beispiel wäre eine Apotheke mit 10 Angestellten, denen nur 2 PCs zur Verfügung stehen. Wenn jede Person in einer eigenen Datei arbeiten und auch noch Aufgaben mit den anderen Teammitgliedern austauschen möchte, muss es einen schnellen Wechsel geben von einer Person auf die andere.

Ein weiteres Beispiel sind Teams mit einem gemeinsamen Aufgabenpool. Möchte man mit dem Pool Aufgaben austauschen, muss man ihn behandeln können wie eine Person und mindestens ein Teammitglied muss auch als diese Person in meineZIELE arbeiten können.

Der erforderliche Wechsel einer Person erfolgt durch Eintrag eines anderen Namens im Menü Hilfe - Info/Lizenz. Nach Speichern, Programm beenden und neu starten, ist man im Team als die neue Person aktiv. Um diesen Vorgang mit einem einzigen Klick durchführen zu können, kann man im Dateimenü unter Schneller Personenwechsel mehrere Buttons mit verschiedenen Teammitgliedern belegen.