Zusammenarbeit im Team

Sie möchten die Zahl der firmeninternen Emails wirkungsvoll begrenzen? Und doch den Informationsfluss verbessern? Das geht.

Es gibt zwei grundsätzliche Wege, die Aufgaben in einem Team zu kommunizieren. Man kann alle Aufgaben in einer zentralen Datei verwalten und alle Team-Mitglieder darauf zugreifen lassen. Oder man begreift jedes Team-Mitglied als einen sebständigen, selbst denkenden und selbst planenden Mitarbeiter. Dann führt jeder Einzelne seine eigenen Ziele und Aufgaben und alles, was im Team bearbeitet wird, wird ausgetauscht.

Diesen deutliche wirkungsvolleren Weg gehen Sie mit meineZIELE.

Wie geht es mit meineZIELE?

meineZIELE bietet ein einfaches Werkzeug, mit dem Sie Ihr Team elektronisch abbilden. Dann können Sie fast vollautomatisch Aufgaben delegieren und Rückmeldungen entgegennehmen und Informationen austauschen.

Schritt 1: Ein Team anlegen

a. Im meineZIELE-Team sind Sie bekannt unter dem Namen, den Sie in meineZIELE als Benutzernamen angegeben haben. Deshalb sollten Sie unter Hilfe > Info einen sinnvollen Namen, z.B. Vor- und Zuname angeben.

b. Legen Sie irgendein Verzeichnis an, beispielsweise unter dem Namen "Teamarbeit" auf einem Fileserver in Ihrem Netzwerk, über das Sie die Teamarbeit abwickeln möchten.

c. Die eigentliche Anlage eines Teams geschieht dann direkt mit meineZIELE:

Klicken Sie auf den Team-Button. Die Teamfunktionen werden geöffnet. Zu Anfang ist das Bild weitgehend leer. Oben links finden Sie Ihren Benutzernamen (einzustellen im Menü Hilfe > Info). Auf der Fläche, die Ihre Teamstruktur zeigen wird, ist zunächst, wenn überhaupt, nur eine Liste von Personen gezeigt, die Sie bereits in den Informationsspalten für "wer?", "mit wem?" oder "Herkunft" verwendet haben. Später wird das Bild dann gefüllt werden, wie hier gezeigt.

Nun also im Detail:

d. Über den Buttonöffnen Sie einen Dateidialog:

e. Jetzt navigieren Sie durch Ihre Dateiverzeichnisse bzw Ihr Netzwerk zu dem "Teamarbeit" Verzeichnis. Das ist ein Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle Teammitglieder zugreifen können Dann erhalten Sie die bereits bestehenden Teams zur Auswahl angezeigt oder legen unter einem sinnvollen Namen, z.B. "Marketing" ein neues Team an. Jetzt sind Sie Mitglied dieses Teams.

Schritt 2: Nur wenn erforderlich: Bilder

Möchten Sie, dass, wie in den gezeigten Beispielen, Miniatur-Fotos Ihrer Teamkollegen gezeigt werden, um die Orientierung weiter zu verbessern?

a. In den gezeigten Beispielen sehen Sie icons mit den Gesichtern der Team-Mitglieder. Auch bei schlechten Bildern in dieser geringen Auflösung ergibt sich schnell ein guter Wiedererkennungswert, der den Umgang mit dem System erleichtert. Selbstverständlich funktioniert das System auch ohne diese Bilder. Wenn Sie solche Icons einsetzen möchten, gehen Sie wie folgt vor.

b. Benutzen Sie einfach den Icon-Generator. Dieser erstellt automatisch die verschiedenen Icon-Größen, darunter auch das 100x100-Bild wie oben im Beispiel zu sehen.

c. Stellen Sie dieses Icon in den Ordner "Team" im Programmverzeichis von meineZIELE, z.B. (Eigene Dateien/meineZIELE/Team) Die Verteilung des Icons im Team geschieht dann automatisch. Wenn Sie für das Team selbst ein Icon benötigen, stellen Sie dies unter dem Namen des Teams, z.B. Marketing.gif, in das zentrale Teamwork-Verzeichnis. Es wird dann von dort aus automatisch verteilt.

Bitte beachten Sie: Das Programm benutzt die Lizenznummer zur Zuordnung. Alle Teammitglieder benötigen unterschiedliche Lizenznummern. Nichtbeachtung kann zu Datenverlust führen.

Schritt 3: Nur wenn erforderlich: Sicherheit

Möchten Sie Ihre Kommunikation vor unberechtigten Zugriffen schützen?

In einem Team kann es Situationen geben, in denen nicht jeder die Informationen Anderer einsehen können soll. Deshalb können Sie mit jedem Team-Mitglied ein Passwort vereinbaren, mit dem ausgetauschte Texte chiffriert werden. Das Verfahren ist nicht sicher vor Geheimdiensten etc, also keine echten Geheimnisse anvertrauen, aber durchaus ein verlässlicher Schutz im Rahmen "normaler" Kollegen. Passwörter werden wegen des sonst entstehenden Aufwands gespeichert und automatisch verwendet. Sie müssen deshalb durch ein "Master-Passwort", das nur Sie selbst wissen, geschützt werden. Von Ihrem Rechner aus sind die Informationen ohne Passworteingabe zugänglich.

a. Klicken Sie in der angezeigten Teamstruktur auf den gewünschten Partner. Wählen Sie dann "Passwort vereinbaren" in der Funktionsleiste.

b. Geben Sie ein Masterkennwort an (nicht vergessen, Notiz an einem sicheren Ort verwahren):

c. Geben Sie das Passwort an, das Sie mit dem anderen Team-Mitglied vereinbart haben. Mit einem Klick auf das abgebildete Auge kann ein Passwort sichtbar gemacht werden.

Schritt 4: Aufgaben delegieren

Möchten Sie Aufgaben mit zwei Mausklicks delegieren?

a. Richten Sie Ihr meineZIELE-Fenster so ein, dass das Feld "Wer?" (und gegebenenfalls das Feld "mit wem?") als Spalte angezeigt wird. (Klick auf "+" in Titelzeile, siehe Spaltenaufbau)

b. Klicken Sie in das gewünschte Feld für den Ausführenden wie in der Abbildung :

c. Wählen Sie durch Anklicken die gewünschte Person aus Ihren Teams oder tragen Sie eine beliebige Person von Hand ein

d. Für jede abgegebene Aufgabe ist genau eine Person verantwortlich ("Wer?"), es können aber mehrere Beteiligte ("Mit wem?") angegeben werden. Für die Spalte "Mit wem?" werden deshalb die Buttons gezeigt, mit denen weitere Personen hinzugefügt oder entfernt werden können. Bei manueller Eintragung trennen Sie die Personen durch Doppelpunkt.

Schritt 5: Aufgaben mit dem Team austauschen

Möchten Sie delegierte Aufgaben weitergeben, oder Aufgaben von anderen entgegennehmen oder Rückmeldungen erstellen oder entgegennehmen? Am besten alles gleichzeitig mit drei Mausklicks?

a. Öffnen Sie die Teamfunktionen

b. Klicken Sie auf das gewünschte Teammitglied oder auf das Team als Ganzes

c. Wählen Sie "Aufgaben Austauschen" in der Funktionsleiste ganz links Die Replikation (der Datenaustausch) läuft automatisch ab. Es ist auch möglich, die Austauschvorgänge einzeln abzuwickeln (kleines Dreieck neben dem Dateanaustausch-Button)

Beim Datenaustausch werden Aufgaben, die man entgegengenommen hat, automatisch wieder zurückgemeldet. Allerdings werden nur drei Felder in die Datei des "Auftraggebers" zurückgeschrieben:

• Status
• Rückmeldekommentar
• Budget Ist (nicht Budget Plan )

Empfehlung für das Feld Status: Verwenden Sie möglichst wenige verschiedene Stati. Z. B. könnte Ihre Statustabelle aussehen wie in der dargestellten Abbildung. Die Tabelle wird gepflegt unter Optionen > Projekt > Status. Bitte achten Sie darauf dass alle Teammitglieder dieselben Status verwenden. In der Regel dürfte es ausreichen, einen Strich (Status ist unbestimmt), "in Arbeit" und "fertig" zu benutzen. Die Stati können zusätzlich mit Icons verknüpft werden, welche dann immer für den entsprechenden Status verwendet werden (auch zyklische Icons möglich).

Ebenfalls automatisch weitergegeben werden die Links der 1-Griff-Ablage, sofern es sich um Netzwerkpfade oder Webadressen handelt. Der Ausführende kann Links hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass im Feld Herkunft ein Eintrag vorgenommen wird, der nicht verändert werden kann.

Wohin werden Aufgaben gelegt?

Aufgaben, die Sie von Anderen entgegennehmen, werden für jedes Team, dessen Mitglied Sie sind, in eine Rolle gestellt, deren Bezeichnung mit "Team " beginnt, z.B. "Team Technik". Diese Rollen werden, falls nicht vorhanden, automatisch angelegt.

Schritt 5a: Alternative: Beiträge leisten

Normalerweise werden durch den Aufgabenempfänger neu angelegte untergeordnete Einträge nicht an den Aufgabengeber zurückgemeldet. Das ist sinnvoll, wenn es sich um detaillierte Ausführungsschritte handelt, die der Aufgabengeber nicht sehen muss. Ist ein Eintrag aber nicht zur Ausführung durch den Empfänger gedacht, sondern als Einladung, Beiträge zu leisten, will man auch untergeordnete Einträge zurückgemeldet bekommen. Das kann in Optionen/Teamarbeit/Team so eingestellt werden.

Schritt 5b: Alternative: Aufgaben übereignen

Wenn Sie Aufgaben zentral sammeln und weitergeben möchten, dann können Sie auf das Rückmeldeverfahren auch verzichten. Dazu klicken Sie bei gedrückter Shift-Taste (Großbuchstaben) auf einen Namen in der wer?-Spalte. Die Aufgaben werden augenblicklich weitergeleitet. Wenn später die Aufgaben durchgestrichen erscheinen, dann bedeutet das, dass der Empfänger die Aufgaben entgegengenommen hat. Sie können jetzt in Ihrer Datei die Aufgaben löschen, ohne dass dies sich auf den Empfänger auswirkt. (Diese Übergabe-Prüfung erfolgt immer dann, wenn Sie Ihre Datei neu öffnen)

Schritt 5c: Sonderfall: Erledigte Aufgaben sammeln

Manche Anwender bilden Projektdateien, die jeweils von einem fiktiven Teammitglied "Projektleiter xy" geführt werden. Dieser Projektleiter delegiert Aufgaben an einzelne Teammitglieder und erhält Rückmeldungen. Bei solchen Projekten will man oft erledigte Aufgaben nicht löschen, sondern durchgestrichen stehenlassen, um den Projektfortschritt zu dokumentieren. Das würde aber dazu führen, dass die Ausführenden immer wieder neu die längst erledigten Aufgaben übergeben bekämen. Deshalb kann man in den Optionen/Teamarbeit/Team festlegen, dass per Icon abgehakte Einträge nicht mehr neu delegiert werden. Durchgestrichen zurückgemeldete Einträge können ebenfalls optional automatisch mit diesem Haken versehen werden.

Schritt 6: Teammitglieder löschen oder selbst ein Team verlassen

Möchten Sie Team-Mitglieder entfernen?

Ein Klick auf den Lösche-Button genügt. Das geht aber nur für Mitglieder, die ein Team verlassen haben oder manuell eingegebene Personen, die nicht mehr in Ihrer Ziele-Datei vorkommen. Sonst erfolgt automatisch wieder eine Neueintragung.

Sie können ein Team verlassen, indem Sie auf Ihren eigenen Namen in diesem Team klicken und diesen Namen löschen.

Schritt 7: Selektion für eine Besprechung

Möchten Sie eine Besprechung mit einem einzelnen Teammitglied durchführen? Und dazu genau die Einträge in Ihrer Datei sehen, die von diesem Mitglied stammen oder an dieses Mitglied abgegeben wurden?

Klicken Sie dazu einfach auf das Teammitglied und dann auf den Auswahlbutton Dann wird genau wie gewünscht selektiert. Diese Selektion ist auch verfügbar, wenn in der Zieleliste in die Spalte "Wer?" geklickt wird. Dort stellt ein weiterer Klick auf den Besprechungs-Button den vorherigen Zustand wieder her.

Team-Reports dienen der Übersicht im Team, wenn die Übergabe von Aufgaben-Einträgen nicht nötig ist. Die Übertragung auf einen Report wird für jede Zeile einzeln festgelegt. Die belegten Report-Nummern und Pfade müssen bei allen Beteiligten übereinstimmen. Die Aktualisierung erfolgt automatisch beim Speichern. Die Reports (nur Status und Aufgabe) können im Listen-Menü eingesehen werden.

Es handelt sich um Ablagen im csv-Format, die auch von anderen Programmen gelesen werden könnten. Die belegten Felder sind:

• Zielbeschreibung
• Anlagedatum
• Doku
• Termin
• Budget
• Budget Ist
• Wer?
• mit wem?
• Case-Nr
• Uhrzeit
• Erledigt-Datum
• Dauer Tage
• Dauer Stunden
• Dauer Minuten
• Status
• Name des Berichtgebers

Das Report-Verfahren erfolgt unverschlüsselt und jeder Teilnehmer kann alle Reports einsehen.

Tipp: Weniger E-Mails

Es gibt in meineZIELE eine Chat-Funktion, mit der man in einer geeigneten Situation den E-Mail-Verkehr reduzieren kann.